Czy wiesz, że podczas łączenia 2 arkuszy Google możesz nie tylko aktualizować rekordy w jednej kolumnie, ale także wyciągać całe powiązane kolumny, a nawet niepasujące wiersze? Dziś pokażę Ci jak to się robi za pomocą funkcji VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY oraz dodatku Merge Sheets.

Ostatnim razem, gdy rozmawiałem o łączeniu 2 arkuszy Google, podzieliłem się sposobami dopasowania & aktualizacji danych. Tym razem nadal będziemy aktualizować komórki, ale także wyciągniemy inne powiązane kolumny i niepasujące wiersze.

Oto moja tabela lookup, z której dzisiaj będę pobierał wszystkie potrzebne dane:

Tym razem jest większa: ma dwie dodatkowe kolumny z nazwami sprzedawców i ich ocenami. Zaktualizuję kolumnę Stock o to info w innej tabeli i też pociągnie sprzedawców. No i może jeszcze oceny :)

Jak zwykle do pracy wykorzystam kilka funkcji i specjalny dodatek.

Połącz arkusze Google & dodaj powiązane kolumny używając VLOOKUP

Pamiętasz Google Sheets VLOOKUP? Użyłem go w moim poprzednim artykule, aby dopasować dane i zaktualizować niektóre komórki.

Jeśli ta funkcja nadal Was odstrasza, to najwyższy czas się z nią zmierzyć i nauczyć się jej raz na zawsze, bo dziś również zamierzam z niej skorzystać :)

Wskazówka. Jeśli szukasz szybkiego rozwiązania, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas, od razu przejdź do spotkania z Merge Sheets.

Zróbmy szybkie podsumowanie składni formuły:

• klucz wyszukiwania jest tym, czego szukasz.
• zakres jest tam, gdzie szukasz.
• indeks jest numerem kolumny, z której ma zostać zwrócona wartość.
• [is_sorted] jest całkowicie opcjonalny i wskazuje, czy kolumna klucza jest posortowana.

Wskazówka. Na naszym blogu jest cały tutorial poświęcony VLOOKUP w Google Sheets, zapraszam do obejrzenia.

Kiedy połączyłem dwa arkusze Google i po prostu zaktualizowałem dane w kolumnie Stock, użyłem tej formuły VLOOKUP:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Arkusz1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""))

IFERROR upewnił się, że nie ma błędów w komórkach bez dopasowań, a ARRAYFORMULA przetworzyła całą kolumnę naraz.

Więc jakie zmiany muszę wprowadzić, aby wyciągnąć sprzedawców jako nową kolumnę również z tabeli lookup?

Cóż, skoro to jest indeks który mówi Google Sheets VLOOKUP z jakiej kolumny ma pobrać dane, można śmiało powiedzieć, że to właśnie on wymaga poprawek.

Najprostszym sposobem jest skopiowanie formuły do sąsiedniej kolumny i zwiększenie jej indeks o jeden (zastąpić 2 z 3 ):

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Arkusz1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""))

Będziesz jednak musiał wstawić tę samą formułę z innym indeksem tyle razy, ile dodatkowych kolumn chciałbyś uzyskać.

Na szczęście istnieje lepsza alternatywa, która polega na tworzeniu tablic. Tablice pozwalają połączyć wszystkie kolumny, które chcemy wyciągnąć w jednym indeksie.

Kiedy tworzysz tablicę w Google Sheets, wymieniasz wartości lub odwołania do komórek/zakresów w nawiasach, np. ={1, 2, 3} lub ={1; 2; 3}

Układ tych rekordów w arkuszu zależy od delimitera:

• Jeśli użyjesz średnika, liczby będą zajmować różne wiersze w ramach kolumny:

To ostatnie jest dokładnie tym, co musisz zrobić w argumencie indeksu Google Sheets VLOOKUP.

Ponieważ łączę arkusze Google, aktualizuję 2 kolumnę i wyciągam 3, muszę utworzyć tablicę z tymi kolumnami: {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Arkusz1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))

W ten sposób jedna formuła VLOOKUP Google Sheets dopasowuje nazwy, aktualizuje informacje o zapasach i dodaje powiązanych sprzedawców do pustej sąsiedniej kolumny.

Dopasowanie & łączenie arkuszy i dodawanie kolumn za pomocą INDEX MATCH

Następna w kolejności jest INDEX MATCH. Te dwie funkcje razem konkurują z VLOOKUP, ponieważ omijają jego ograniczenia przy łączeniu arkuszy Google.

Wskazówka Poznaj INDEX MATCH dla Google Sheets w tym tutorialu.

Zacznę od przypomnienia formuły, która po prostu łączy jedną kolumnę na podstawie dopasowań:

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

W tej formule, Arkusz1!$C$1:$C$10 jest kolumną z wartościami, których potrzebujesz, gdy Arkusz1!$B$1:$B$10 spełnia tę samą wartość, co w B2 w aktualnej tabeli.

Mając na uwadze powyższe kwestie, należy Arkusz1!$C$1:$C$10 które musisz zmienić, aby nie tylko scalić tabele i zaktualizować komórki, ale także dodać kolumny.

W przeciwieństwie do VLOOKUP w Google Sheets, tutaj nie ma nic wymyślnego. Po prostu wpisujesz zakres z tymi wszystkimi wymaganymi kolumnami: tą do aktualizacji i innymi do dodania. W moim przypadku będzie to Arkusz1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Albo mogę rozszerzyć zakres do E10 aby dodać 2 kolumny, a nie tylko jedną:

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Uwaga. Te dodatkowe rekordy zawsze trafiają do sąsiednich kolumn. Jeśli te kolumny będą miały inne wartości, formuła nie nadpisze ich, tylko da błąd #REF z odpowiednią podpowiedzią:

Po wyczyszczeniu tych komórek lub dodaniu nowych kolumn na lewo od nich, pojawią się wyniki formuły.

Połącz arkusze Google, zaktualizuj komórki & dodaj powiązane kolumny - wszystko za pomocą QUERY

QUERY to jedna z najpotężniejszych funkcji w arkuszach kalkulacyjnych Google. Nic więc dziwnego, że zamierzam jej dziś użyć do połączenia kilku arkuszy Google, aktualizacji komórek i jednoczesnego dodania dodatkowych kolumn.

Funkcja ta różni się od innych tym, że jeden z jej argumentów wykorzystuje język poleceń.

Wskazówka. jeśli zastanawiasz się, jak korzystać z funkcji QUERY w Google Sheets, odwiedź ten wpis na blogu.

Przypomnijmy sobie formułę, która w pierwszej kolejności aktualizuje komórki:

=IFERROR(QUERY(Arkusz1!$A$2:$C$10, "select C where&QUERY!$B2:$B$10&"),")

Tutaj QUERY patrzy na tabelę z wymaganymi danymi w Arkuszu1, dopasowuje komórki w kolumnie B do mojej aktualnej nowej tabeli i łączy te arkusze: pobiera dane z kolumny C dla każdego dopasowania. IFERROR utrzymuje wynik bez błędów.

Aby dodać dodatkowe kolumny dla tych meczów, musisz wprowadzić 2 małe zmiany do tej formuły:

1. lista wszystkich niezbędnych kolumn dla wybierz polecenie:

   ...wybierz C,D,E...

2. rozszerzyć zakres, aby wyglądać odpowiednio:

   ...QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,...

Oto pełna formuła:

=IFERROR(QUERY(Arkusz1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Arkusz4!$B2:$B$10&"),")

Aktualizuje kolumnę zapasów i ściąga 2 dodatkowe kolumny z tabeli lookup do tej głównej tabeli.

Jak dodać niepasujące wiersze używając FILTR + VLOOKUP

Wyobraź sobie to: łączysz 2 arkusze Google, aktualizujesz stare informacje z nowymi i otrzymujesz nowe kolumny z dodatkowymi powiązanymi wartościami.

Co jeszcze mógłbyś zrobić, aby mieć pełny obraz zapisów pod ręką?

Być może dodanie niepasujących wierszy do końca tabeli? W ten sposób będziesz miał wszystkie wartości w jednym miejscu: nie tylko mecze z zaktualizowanymi powiązanymi informacjami, ale także niepasujące, aby się liczyły.

Byłem mile zaskoczony, że Google Sheets VLOOKUP wie, jak to zrobić. Kiedy jest używany razem z funkcją FILTER, łączy arkusze Google i dodaje również niepasujące wiersze.

Wskazówka Na koniec pokażę jeszcze jak jeden dodatek robi to samo z pojedynczym checkboxem.

Argumenty Google Sheets FILTER są dość jasne:

• zakres to dane, które chcesz filtrować.
• stan1 jest kolumną lub wierszem z kryterium filtrowania.
• kryteria2, kryteria3, itd. są całkowicie opcjonalne. Użyj ich, gdy musisz użyć kilku kryteriów.

Wskazówka. więcej o funkcji FILTER w Google Sheets dowiesz się w tym wpisie na blogu.

Jak więc te dwie funkcje dogadują się ze sobą i scalają arkusze Google? Otóż FILTER zwraca dane na podstawie kryteriów filtrowania utworzonych przez VLOOKUP.

Spójrz na ten wzór:

=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Skanuje 2 tabele Google w poszukiwaniu dopasowań i przeciąga niepasujące wiersze z jednej tabeli do drugiej:

Pozwól, że wyjaśnię, jak to działa:

1. FILTER przechodzi do arkusza lookup (tabela z wszystkimi danymi - przyp. tłum. Arkusz 1! $A$2:$E$10 ) i używa VLOOKUP, aby uzyskać prawidłowe wiersze.
2. VLOOKUP pobiera nazwy elementów z kolumny B na tym arkuszu lookup i dopasowuje je do nazw z mojej bieżącej tabeli. Jeśli nie ma dopasowania, VLOOKUP mówi, że wystąpił błąd.
3. ISERROR zaznacza każdy taki błąd cyfrą 1, mówiąc FILTROWI, aby przeniósł ten wiersz do innego arkusza.

W rezultacie formuła wyciąga 3 dodatkowe wiersze dla tych jagód, które nie występują w mojej głównej tabeli.

To nie jest takie skomplikowane, gdy się trochę pobawisz tą metodą :)

Ale jeśli nie chcesz poświęcać na to czasu, jest lepszy i szybszy sposób - bez jednej funkcji i formuły.

Bez formuły sposób na dopasowanie & scalanie danych - dodatek Merge Sheets

Dodatek Merge Sheets obejmuje wszystkie 3 możliwości podczas łączenia arkuszy Google:

• aktualizuje powiązane komórki na podstawie dopasowań
• dodaje nowe kolumny dla tych meczów
• wstawia wiersze z niepasującymi rekordami

Aby uniknąć zamieszania, proces podzielony jest na 5 prostych kroków :

• Pierwsze dwa są tam, gdzie ty wybierz swoje stoły nawet jeśli są w różnych arkuszach kalkulacyjnych.
• Na stronie 3d masz wybrać kluczową(e) kolumnę(y) które powinny być sprawdzone pod kątem dopasowania.
• Na stronie 4. krok pozwala ci ustawić kolumny do aktualizacji z nowymi rekordami lub dodać z jednego arkusza na drugi:

Trwało to kilka sekund, aż mogłem zobaczyć rezultat:

Zainstaluj Merge Sheets ze sklepu Google Sheets, a zobaczysz, że równie szybko przetwarza większe tabele. Dzięki Merge Sheets będziesz miał więcej czasu na ważne sprawy.

Zostawię też ten 3-minutowy filmik demo, który pomoże Wam wyrobić sobie zdanie :)

Arkusz kalkulacyjny z przykładami formuł

Scalanie arkuszy Google, dodawanie powiązanych kolumn & niepasujących wierszy - przykłady formuł (zrób kopię tego arkusza)