Fie că vara ne bate la ușă sau iarna invadează Westeros, lucrăm în continuare în Google Sheets și trebuie să comparăm diferite bucăți de tabele între ele. În acest articol, vă împărtășesc modalități de a vă potrivi datele și vă dau sfaturi pentru a face acest lucru rapid.

Comparați două coloane sau foi

Una dintre sarcinile pe care le puteți avea este să scanați două coloane sau foi pentru a găsi corespondențe sau diferențe și să le identificați undeva în afara tabelelor.

Comparați două coloane în Google Sheets pentru a găsi corespondențe și diferențe

Voi începe prin a compara două celule în Google Sheets. În acest fel, puteți scana coloane întregi rând cu rând.

Exemplul 1. Google Sheets - compararea a două celule

Pentru acest prim exemplu, veți avea nevoie de o coloană de ajutor pentru a introduce formula în primul rând al datelor de comparat:

=A2=C2

Dacă celulele se potrivesc, veți vedea TRUE, în caz contrar FALSE. Pentru a verifica toate celulele dintr-o coloană, copiați formula în jos, pe alte rânduri:

Sfat: Pentru a compara coloane din fișiere diferite, trebuie să utilizați funcția IMPORTRANGE:

=A2=IMPORTRANGE("spreadsheet_url", "Sheet1!A2")

Exemplul 2. Google Sheets - compararea a două liste pentru a găsi corespondențe și diferențe

• O soluție mai curată ar fi să folosiți funcția IF. Veți putea seta starea exactă pentru celule identice și diferite :

  =IF(A2=C2,"Match","Differ")

  Sfat: Dacă datele dvs. sunt scrise în diferite cazuri și doriți să considerați aceste cuvinte ca fiind diferite, iată formula potrivită:

  =IF(EXACT(A2,C2), "Potrivire", "Diferit")

  În cazul în care EXACT ia în considerare cazul și caută identicitățile complete.

• Pentru a identifica numai rândurile cu celule duplicate , folosiți această formulă:

  =IF(A2=C2,"Match","")

• Pentru a marca numai rândurile cu înregistrări unice între celulele din două coloane, luați-o pe aceasta:

  =IF(A2=C2,"","Differ")

Exemplul 3. Comparați două coloane în Google Sheets

• Există o modalitate de a evita copierea formulei pe fiecare rând. Puteți crea o formulă IF array în prima celulă a coloanei de ajutor:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C,""", "Diferă"))

Acest IF asociază fiecare celulă din coloana A cu același rând din coloana C. Dacă înregistrările sunt diferite Ceea ce este frumos la această formulă de matrice este că marchează automat fiecare rând deodată:

=ArrayFormula(IF(A2:A=C2:C, "Match","""))

Exemplul 4. Comparați două foi Google Sheets pentru diferențe

Adesea, trebuie să comparați două coloane din Google Sheets care aparțin unui tabel imens. Sau pot fi foi complet diferite, cum ar fi rapoarte, liste de prețuri, schimburi de lucru pe lună etc. În acest caz, cred că nu vă puteți permite să creați o coloană de ajutor, altfel poate fi destul de dificil de gestionat.

Dacă acest lucru vă sună familiar, nu vă faceți griji, puteți să marcați diferențele pe o altă foaie.

Aici sunt două tabele cu produse și prețurile lor. Vreau să localizez toate celulele cu conținuturi diferite între aceste tabele:

Începeți prin a crea o foaie nouă și introduceți următoarea formulă în A1:

=IF(Sheet1!A1Sheet2!A1,Sheet1!A1&"

Notă. Trebuie să copiați formula pe un interval egal cu dimensiunea celui mai mare tabel.

Ca urmare, veți vedea doar acele celule care diferă în conținut. De asemenea, formula va extrage înregistrări din ambele tabele și le va separa cu un caracter pe care îl introduceți în formulă:

Sfat: Dacă foile de comparat se află în fișiere diferite, din nou, este suficient să încorporați funcția IMPORTRANGE:

=IF(Sheet1!A1IMPORTRANGE("2nd_spreadsheet_url", "Sheet1!A1"),Sheet1!A1&"

Instrument pentru Google Sheets pentru a compara două coloane și foi de calcul

Desigur, fiecare dintre exemplele de mai sus poate fi folosit pentru a compara două coloane dintr-unul sau două tabele sau chiar foi de corespondență. Cu toate acestea, există un instrument pe care l-am creat pentru această sarcină și care vă va fi foarte util.

Acesta va compara două foi Google și coloane pentru duplicate sau unici în 3 pași. Fă-l să marcheze înregistrările găsite cu o coloană de stare (care poate fi filtrată, apropo) sau culoare, copiază-le sau mută-le într-o altă locație, sau chiar șterge celulele și șterge rânduri întregi cu duplicate de orice fel.

Am folosit add-on-ul pentru a găsi rândurile din Sheet1 care sunt absente din Sheet2 pe baza Fructe și MSRP coloane:

Apoi mi-am salvat setările într-un singur scenariu. Acum pot să le execut rapid fără să trec din nou prin toți pașii ori de câte ori se schimbă înregistrările din tabelele mele. Trebuie doar să pornesc scenariul respectiv din meniul Google Sheets:

Pentru o mai mare comoditate, am descris toate opțiunile instrumentului pe pagina sa de ajutor și în acest videoclip:

Nu ezitați să o încercați și să observați cât timp economisiți. :)

Comparați datele din două foi de calcul Google și extrageți înregistrările lipsă

Compararea a două foi Google Sheets pentru diferențe și repetări este jumătate din muncă, dar cum rămâne cu datele lipsă? Există funcții speciale și pentru acest lucru, de exemplu, VLOOKUP. Să vedem ce puteți face.

Găsiți datele lipsă

Exemplul 1

Imaginați-vă că aveți două liste de produse (coloanele A și C în cazul meu, dar pot fi pur și simplu pe foi diferite). Trebuie să le găsiți pe cele prezentate în prima listă, dar nu și în cea de-a doua. Această formulă va face acest lucru:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,$C:$C,1,0))

Cum funcționează formula:

• VLOOKUP caută produsul din A2 în cea de-a doua listă. Dacă este acolo, funcția returnează numele produsului. În caz contrar, veți primi o eroare #N/A, ceea ce înseamnă că valoarea nu a fost găsită în coloana C.
• ISERROR verifică ceea ce returnează VLOOKUP și vă arată TRUE dacă este vorba de valoare și FALSE dacă este vorba de eroare.

Astfel, celulele cu FALSE sunt cele pe care le căutați. Copiați formula în alte celule pentru a verifica fiecare produs din prima listă:

Notă: Dacă coloanele dvs. se află în foi diferite, formula dvs. va face trimitere la una dintre ele:

=ISERROR(VLOOKUP(A2,Sheet2!$C:$C,1,0))

Sfat: Pentru a vă descurca cu o formulă cu o singură celulă, aceasta ar trebui să fie una de tip array. O astfel de formulă va umple automat toate celulele cu rezultate:

=ArrayFormula(ISERROR(VLOOKUP(A2:A10,$C:$C,1,0)))

Exemplul 2

O altă modalitate inteligentă ar fi de a număra toate aparițiile produsului din A2 în coloana C:

=IF(COUNTIF($C:$C, $A2)=0, "Not found", "")

Dacă nu este absolut nimic de numărat, funcția IF va marca celulele cu Nu a fost găsit Alte celule vor rămâne goale:

Exemplul 3

Acolo unde există VLOOKUP, există MATCH. Știți asta, nu? ;) Iată formula pentru a potrivi produsele în loc de a le număra:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C:$C,0)), "Not found","")

Sfat: Nu ezitați să specificați intervalul exact al celei de-a doua coloane, dacă acesta rămâne același:

=IF(ISERROR(MATCH($A2,$C2:$C28,0)), "Not found","")

Trageți datele de potrivire

Exemplul 1

Sarcina dvs. poate fi un pic mai sofisticată: este posibil să aveți nevoie să extrageți toate informațiile lipsă pentru înregistrările comune pentru ambele tabele, de exemplu, să actualizați prețurile. În acest caz, va trebui să includeți MATCH în INDEX:

=INDEX($E:$E,MATCH($A2,$D:$D,0))

Formula compară fructele din coloana A cu cele din coloana D. Pentru toate fructele găsite, se extrag prețurile din coloana E în coloana B.

Exemplul 2

După cum probabil ați ghicit, un alt exemplu ar fi utilizarea funcției VLOOKUP din Google Sheets pe care am descris-o cu ceva timp în urmă.

Totuși, există și alte câteva instrumente pentru acest lucru. Le-am descris pe toate pe blogul nostru:

1. Acestea vor fi suficiente pentru elementele de bază: căutarea, potrivirea și actualizarea înregistrărilor.
2. Acestea nu vor actualiza doar celulele, ci vor adăuga coloane conexe & rânduri care nu se potrivesc.

Îmbinarea foilor cu ajutorul add-on-ului

Dacă v-ați săturat de formule, puteți utiliza add-on-ul nostru Merge Sheets pentru a potrivi și fuziona rapid două foi Google. Pe lângă scopul său de bază de a extrage datele lipsă, poate actualiza valorile existente și chiar adăuga rânduri care nu se potrivesc. Puteți vedea toate modificările în culori sau într-o coloană de stare care poate fi filtrată.

Sfat. De asemenea, nu uitați să vedeți acest videoclip despre add-on-ul Merge Sheets:

Formatarea condiționată pentru a compara datele din două foi Google Sheets

Mai există încă un mod standard pe care Google îl oferă pentru a compara datele - prin colorarea corespondențelor și/sau a diferențelor prin formatare condiționată. Această metodă face ca toate înregistrările pe care le căutați să iasă în evidență instantaneu. Sarcina dvs. este să creați o regulă cu o formulă și să o aplicați la intervalul de date corect.

Evidențiați duplicatele din două foi sau coloane

Să comparăm două coloane din Google Sheets și să colorăm numai acele celule din coloana A care se potrivesc cu celulele din același rând din coloana C:

1. Selectați intervalul cu înregistrări de colorat (pentru mine A2:A10).
2. Mergeți la Format> Formatare condiționată din meniul foii de calcul.
3. Introduceți o formulă simplă la regulă:

   =A2=C2

4. Alegeți culoarea pentru a evidenția celulele.

Sfat: Dacă coloanele dvs. își schimbă dimensiunea în mod constant și doriți ca regula să ia în considerare toate intrările noi, aplicați-o la întreaga coloană (A2:A, presupunând că datele de comparat încep de la A2) și modificați formula astfel:

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Aceasta va procesa coloane întregi și va ignora celulele goale.

Notă. Pentru a compara date din două foi diferite, va trebui să faceți alte ajustări la formulă. Vedeți, formatarea condiționată din Google Sheets nu acceptă referințe între foi. Cu toate acestea, puteți accesa indirect alte foi:

=A2=INDIRECT("Sheet2!C2:C")

În acest caz, vă rugăm să specificați intervalul la care se aplică regula - A2:A10.

Comparați două foi Google și coloane pentru diferențe

Pentru a evidenția înregistrările care nu se potrivesc cu celulele de pe același rând dintr-o altă coloană, se procedează la fel ca mai sus. Se selectează intervalul și se creează o regulă de formatare condiționată. Cu toate acestea, formula de aici este diferită:

=A2C2

Din nou, modificați formula pentru ca regula să fie dinamică (să ia în considerare toate valorile nou adăugate în aceste coloane):

=AND(A2=C2,ISBLANK(A2)=FALSE)

Și utilizați referința indirectă la o altă foaie dacă coloana cu care se face comparația este acolo:

=A2INDIRECT("Sheet1!C2:C")

Notă. Nu uitați să specificați intervalul la care se aplică regula - A2:A10.

Comparați două liste și evidențiați înregistrările din ambele liste

Desigur, este mai probabil ca aceleași înregistrări din coloanele dvs. să fie dispersate. Valoarea din A2 dintr-o coloană nu va fi neapărat pe al doilea rând al altei coloane. De fapt, poate apărea mult mai târziu. În mod evident, acest lucru necesită o altă metodă de căutare a elementelor.

Exemplul 1. Comparați două coloane în Google Sheets și evidențiați diferențele (unice)

Pentru a evidenția valorile unice din fiecare listă, trebuie să creați două reguli de formatare condiționată pentru fiecare coloană.

Coloana de culori A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)=0

Coloana de culori C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)=0

Aici sunt unicele pe care le am:

Exemplul 2. Găsiți și evidențiați duplicatele în două coloane în Google Sheets

Puteți colora valorile comune după ușoare modificări în ambele formule din exemplul anterior. Trebuie doar să faceți ca formula să numere tot ce este mai mare decât zero.

Dublarea culorilor între coloane numai în A: =COUNTIF($C$2:$C$9,$A2)>0

Dubluri de culoare între coloane numai în C: =COUNTIF($A$2:$A$10,$C2)>0

Sfat. Găsiți mai multe exemple de formule pentru a evidenția duplicatele în Google Sheets în acest tutorial.

Modalitate rapidă de potrivire a coloanelor și de evidențiere a înregistrărilor

Formatarea condiționată poate fi uneori complicată: este posibil să creați din greșeală câteva reguli pe același interval sau să aplicați manual culori peste celulele cu reguli. De asemenea, trebuie să fiți cu ochii pe toate intervalele: cele pe care le evidențiați prin reguli și cele pe care le folosiți în regulile propriu-zise. Toate acestea vă pot încurca foarte mult dacă nu sunteți pregătit și nu știți unde să căutați problema.

Din fericire, Compararea coloanelor sau a foilor este suficient de intuitivă pentru a vă ajuta să potriviți două coloane dintr-un tabel, două tabele diferite pe o foaie sau chiar două foi separate și să evidențiați acele unice sau duble care se pot strecura în datele dvs.

Iată cum am evidențiat duplicatele între două tabele pe baza Fructe și MSRP coloane cu ajutorul instrumentului:

Pot, de asemenea, să salvez aceste setări într-un scenariu reutilizabil. Dacă înregistrările se actualizează, voi apela la acest scenariu cu un singur clic și add-on-ul va începe imediat procesarea tuturor datelor. Astfel, evit să modific toate aceste setări pe parcursul etapelor add-on-ului în mod repetat. Veți vedea cum funcționează scenariile în exemplul de mai sus și în acest tutorial.

Sfat. Ați văzut videoclipul demonstrativ pentru add-on-ul Comparați coloane sau foi? Verificați-l.

Toate aceste metode vă stau acum la dispoziție - experimentați cu ele, modificați-le și aplicați-le la datele dumneavoastră. Dacă niciuna dintre sugestii nu vă ajută în sarcina dumneavoastră, nu ezitați să discutați cazul dumneavoastră în comentariile de mai jos.