Innholdsfortegnelse
Visste du at når du slår sammen to Google-ark, kan du ikke bare oppdatere poster i én kolonne, men også trekke hele relaterte kolonner og til og med rader som ikke samsvarer? I dag skal jeg vise deg hvordan det gjøres med funksjonene VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY og Merge Sheets-tillegget.
Sist gang jeg snakket om å slå sammen 2 Google-ark, delte jeg måter å matche & oppdatere data. Denne gangen vil vi fortsatt oppdatere celler, men vil også trekke andre relaterte kolonner og rader som ikke samsvarer.
Her er oppslagstabellen min. Jeg skal ta alle nødvendige data fra den i dag:
Den har blitt større denne gangen: den har to ekstra kolonner med leverandørnavn og deres rangeringer. Jeg vil oppdatere aksjekolonnen med denne informasjonen i en annen tabell og vil også trekke leverandører. Vel, kanskje rangeringer også :)
Som vanlig vil jeg bruke noen få funksjoner og et spesielt tillegg for jobben.
Slå sammen Google-ark & legg til relaterte kolonner ved hjelp av VLOOKUP
Husker du Google Sheets VLOOKUP? Jeg brukte den i min forrige artikkel for å matche data og oppdatere noen celler.
Hvis denne funksjonen fortsatt skremmer deg vekk, er det på høy tid å innse det og lære det en gang for alle fordi jeg skal bruke det i dag også :)
Tips. Hvis du leter etter en rask løsning for å spare tid, kan du møte Merge Sheets med en gang.
La oss gjøre en rask oppsummering av formelsyntaks:
=VLOOKUP(søkenøkkel, område, indeks, [er_sortert])- search_key er det du leter etter.
- range er stedet du leter etter.
- indeks er nummeret på kolonnen det skal returneres verdien fra.
- [er_sortert] er helt valgfritt og indikerer om nøkkelkolonnen er sortert.
Tips. Det er en hel opplæring viet til Google Sheets VLOOKUP på bloggen vår, ta gjerne en titt.
Da jeg slo sammen to Google-ark og bare oppdaterte dataene i Lager-kolonnen, brukte jeg denne VLOOKUP-formelen:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""))
IFERROR sørget for det var ingen feil i celler uten treff, og ARRAYFORMULA behandlet hele kolonnen samtidig.
Så hvilke endringer må jeg gjøre for å trekke leverandører som en ny kolonne fra oppslagstabellen også?
Vel, siden det er indeksen som forteller Google Sheets VLOOKUP hvilken kolonne den skal hente dataene fra, er det trygt å si at det er den som må justeres.
Den enkleste måten ville være å bare kopier formelen inn i nabokolonnen og øk indeksen med én (erstatt 2 med 3 ):
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""))
Du må imidlertid sette inn den samme formelen med en annen indeks så mange ganger så mange ekstra kolonner du ønsker å få.
Heldigvis er det en bedre alternativ. Det innebærer å lage matriser. Matriser lar deg kombinere alle kolonnene du ønsker å trekke i én indeks.
Når du oppretter en matrise i Google Sheets,du oppgir verdier eller celle-/områdereferanser i parentes, f.eks. ={1, 2, 3} eller ={1; 2; 3}
Arrangementet av disse postene i et ark avhenger av skilletegnet:
- Hvis du bruker semikolon, vil tall ta opp forskjellige rader i en kolonne:
sistnevnte er akkurat det du trenger å gjøre i Google Sheets VLOOKUP-indeksargumentet.
Siden jeg slår sammen Google-ark, oppdaterer den andre kolonnen og drar den tredje, må jeg lage en matrise med disse kolonnene: {2, 3} :
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))
På denne måten matcher én Google Sheets VLOOKUP-formel navn, oppdaterer aksjeinformasjon og legger til relaterte leverandører inn i en tom tilstøtende kolonne.
Match & slå sammen ark og legg til kolonner med INDEX MATCH
Neste er INDEX MATCH. Disse to funksjonene konkurrerer sammen med VLOOKUP ettersom de omgår begrensningene når du slår sammen Google-ark.
Tips. Bli kjent med INDEX MATCH for Google Sheets i denne opplæringen.
La meg starte med å minne deg på formelen som ganske enkelt slår sammen én kolonne basert på samsvarene:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
I denne formelen, Ark1!$C$1:$C$10 er en kolonne med verdiene du trenger når Ark1!$B$1:$B$10 oppfyller samme verdi som i B2 i gjeldende tabell.
Med disse punktene i tankene er det Ark1!$C$1:$C$10 du måendre for ikke bare å slå sammen tabeller og oppdatere celler, men også legge til kolonner.
I motsetning til Google Sheets VLOOKUP, er det ikke noe fancy her. Du går bare inn i området med alle de nødvendige kolonnene: den som skal oppdateres og andre som skal legges til. I mitt tilfelle vil det være Ark1!$C$1:$D$10 :
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Eller jeg kan utvide området til E10 for å legge til 2 kolonner, ikke bare én:
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Merk. De ekstra postene faller alltid inn i nabokolonnene. Hvis disse kolonnene har noen andre verdier, vil ikke formelen overskrive dem. Det vil gi deg en #REF-feil med et tilsvarende hint:
Når du fjerner disse cellene eller legger til nye kolonner til venstre for dem, vil formelresultatene vises.
Slå sammen Google-ark, oppdater celler og amp; legg til relaterte kolonner – alt ved å bruke QUERY
QUERY er en av de kraftigste funksjonene i Google-regneark. Så det er ingen overraskelse at jeg kommer til å bruke den i dag til å slå sammen noen Google-ark, oppdatere celler og legge til ekstra kolonner samtidig.
Denne funksjonen skiller seg fra andre fordi et av argumentene bruker et kommandospråk.
Tips. Hvis du lurer på hvordan du bruker Google Sheets QUERY-funksjonen, kan du gå til dette blogginnlegget.
La oss huske formelen som oppdaterer celler først:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")
Her ser QUERY på tabellen med de nødvendige dataene i Ark1, samsvarer med celler i kolonne B med min nåværende nye tabell, og slås sammendisse arkene: henter data fra kolonne C for hver kamp. IFERROR holder resultatet feilfritt.
For å legge til ekstra kolonner for disse kampene, må du gjøre 2 små endringer i denne formelen:
- liste alle må-ha-kolonner for select kommando:
…select C,D,E… - utvid området for å se tilsvarende ut:
…QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,…
Her er en fullstendig formel:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,"select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")
Den oppdaterer aksjekolonnen og trekker 2 ekstra kolonner fra oppslagstabellen til denne hovedtabellen.
Hvordan legge til ikke-matchende rader ved å bruke FILTER + VLOOKUP
Se for deg dette: du slår sammen 2 Google-ark, oppdaterer gammel informasjon med den nye og får nye kolonner med ekstra relaterte verdier.
Hva annet kan du gjøre for å ha et fullstendig bilde av postene for hånden?
Kanskje legge til ikke-matchende rader på slutten av tabellen? På denne måten vil du ha alle verdier på ett sted: ikke bare samsvarer med den oppdaterte relaterte informasjonen, men også ikke-treff for å få dem til å telle.
Jeg ble positivt overrasket over at Google Sheets VLOOKUP vet hvordan man gjør det. Når den brukes sammen med FILTER-funksjonen, slår den sammen Google-ark og legger også til rader som ikke samsvarer.
Tips. Til slutt vil jeg også vise hvordan ett tillegg gjør det samme med en enkelt avkrysningsboks.
Google Sheets FILTER-argumenter er ganske klare:
=FILTER(område, betingelse1, [betingelse2, ...])- område er dataene du vil filtrere.
- tilstand1 er enkolonne eller en rad med et filtreringskriterium.
- kriterier2, kriterier3 osv. er helt valgfrie. Bruk dem når du må bruke flere kriterier.
Tips. Du vil lære mer om Google Sheets FILTER-funksjonen i dette blogginnlegget.
Så hvordan går disse to funksjonene sammen og slår sammen Google-ark? Vel, FILTER returnerer data basert på filtreringskriteriene opprettet av VLOOKUP.
Se på denne formelen:
=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))
Den skanner 2 Google-tabeller for treff og trekker ikke- matchende rader fra en tabell til den andre:
La meg forklare hvordan det fungerer:
- FILTER går til oppslagsarket (en tabell med alle dataene — Ark1!$A$2:$E$10 ) og bruker VLOOKUP for å få de riktige radene.
- VLOOKUP tar navnene på elementene fra kolonne B på det oppslagsarket og matcher dem med navnene fra min nåværende tabell. Hvis det ikke er noen treff, sier VLOOKUP at det er en feil.
- FEIL markerer hver slik feil med 1, og ber FILTER om å ta denne raden inn i et annet ark.
Som et resultat blir formelen trekker 3 ekstra rader for de bærene som ikke forekommer i hovedtabellen min.
Det er ikke så komplisert når du først leker deg litt med denne metoden :)
Men hvis du ikke gjør det ønsker å bruke tiden din på dette, finnes det en bedre og raskere måte — uten en eneste funksjon og formel.
Formelfri måte å matche & slå sammen data — Merge Sheets add-på
Merge Sheets-tillegget omfatter alle 3 mulighetene ved sammenslåing av Google-ark:
- det oppdaterer relaterte celler basert på samsvarene
- legger til nye kolonner for disse kampene
- sett inn rader med ikke-matchende poster
For å unngå forvirring er prosessen delt inn i 5 enkle trinn :
- De to første er der du velger tabellene dine selv om de er i forskjellige regneark.
- På 3d skal du velg nøkkelkolonne(r) som skal sjekkes for treff.
- Det fjerde trinnet lar deg sette kolonnene til å oppdatere med nye poster eller legg til fra ett ark til et annet:
Det tok noen sekunder før jeg kunne se resultatet:
Installer Merge Sheets fra Google Sheets-butikken, og du vil se at den behandler større tabeller like mye st. Takket være Merge Sheets får du mer tid til viktige saker.
Jeg vil også legge igjen denne 3-minutters demonstrasjonsvideoen for å hjelpe deg med å bestemme deg :)
Reneark med formeleksempler
Slå sammen Google-ark, legg til relaterte kolonner & ikke-samsvarende rader - formeleksempler (lag en kopi av dette regnearket)
