Ky tutorial i shkurtër shpjegon bazat e referencës rrethore të Excel dhe pse duhet të keni kujdes nga përdorimi i tyre. Do të mësoni gjithashtu se si të kontrolloni, gjeni dhe hiqni referencat rrethore në fletët e punës Excel, dhe nëse asnjë nga sa më sipër nuk është opsion, si të aktivizoni dhe përdorni formulat rrethore.

Je përpjekur të futni një formulë në fletën tuaj të Excel, por për disa arsye nuk funksionon. Në vend të kësaj, ju tregon diçka për një referencë rrethore . Kështu përfunduat në këtë faqe? :)

Mijëra përdorues po përballen me të njëjtin problem në baza ditore thjesht për shkak të detyrimit të një formule Excel për të llogaritur qelizën e saj. Kur përpiqeni ta bëni këtë, Excel nxjerr mesazhin e mëposhtëm gabimi:

"Kujdes, ne gjetëm një ose më shumë referenca rrethore në librin tuaj të punës që mund të bëjnë që formula juaj të llogaritet gabimisht."

Për ta thënë thjesht, ajo që Excel po përpiqet të thotë është kjo: "Hej, mund të mbërthehem në rrethrrotullim. Jeni i sigurt që dëshironi që unë të vazhdoj gjithsesi?"

Siç mund ta kuptoni, referencat rrethore në Excel janë të mundimshme dhe sensi i përbashkët thotë t'i shmangni ato sa herë që është e mundur. Megjithatë, mund të ketë disa raste të rralla kur një referencë rrethore e Excel është e vetmja zgjidhje e mundshme për detyrën me të cilën po përballeni.

Çfarë është një referencë rrethore në Excel?

Këtu është një përkufizim shumë i drejtë dhe konciz i referencës rrethore ofruar nga Microsoft:

" Kur një formulë Excel i referohet qelizës së saj, drejtpërdrejt ose tërthorazi, ajo krijon një referencë rrethore. "

Për shembull, nëse ju zgjidhni qelizën A1 dhe shkruani =A1 në të, kjo do të krijonte një referencë rrethore në Excel. Futja e ndonjë formule ose llogaritjeje tjetër që i referohet A1 do të kishte të njëjtin ndikim, p.sh. =A1*5 ose =IF(A1=1, "OK") .

Sapo të shtypni Enter për të plotësuar një formulë të tillë, do të merrni mesazhin paralajmërues të mëposhtëm:

Pse Microsoft Excel ju jap një kokë lart? Për shkak se referencat rrethore të Excel mund të përsëriten pafundësisht duke krijuar një qark të pafund, duke ngadalësuar ndjeshëm llogaritjet e librit të punës.

Pasi të keni marrë paralajmërimin e mësipërm, mund të klikoni Ndihmë për më shumë informacion ose mbyllni dritaren e mesazhit duke klikuar ose OK ose butonin kryq. Kur mbyllni dritaren e mesazhit, Excel shfaq një zero (0) ose vlerën e fundit të llogaritur në qelizë. Po, në disa raste, një formulë me një referencë rrethore mund të përfundojë me sukses përpara se të përpiqet të llogarisë vetë, dhe kur kjo të ndodhë, Microsoft Excel kthen vlerën nga llogaritja e fundit e suksesshme.

Shënim. Në shumë raste, kur futni më shumë se një formulë me një referencë rrethore, Excel nuk e shfaq mesazhin paralajmërues në mënyrë të përsëritur.

Por pse dikush do të donte të bënte një formulë kaq budallaqe që nuk bën gjë tjetër veçse shkaktonprobleme të panevojshme? E drejtë, asnjë përdorues i arsyeshëm nuk do të dëshironte kurrë të fuste qëllimisht një formulë rrethore si ajo e mësipërme. Megjithatë, ju mund të krijoni një referencë rrethore në fletën tuaj të Excel aksidentalisht, dhe këtu është një skenar shumë i zakonshëm.

Duke supozuar se doni të shtoni vlera në kolonën A me një formulë të zakonshme SUM, dhe kur e bëni këtë, ju përfshini pa dashje vetë qeliza totale (B6 në këtë shembull).

Nëse referencat rrethore nuk lejohen në Excel-in tuaj (dhe ato janë fikur si parazgjedhje), do të shihni një mesazh gabimi që kemi diskutuar pak më parë. Nëse llogaritjet përsëritëse janë të aktivizuara, atëherë formula juaj rrethore do të kthejë 0 si në pamjen e mëposhtme të ekranit:

Në disa raste, një ose më shumë shigjeta blu mund të shfaqen gjithashtu në tabelën tuaj. krejt papritur, kështu që ju mund të mendoni se Excel juaj është çmendur dhe është gati të rrëzohet.

Në fakt, ato shigjeta nuk janë asgjë më shumë se Trace Precedents ose Trace Dependents , të cilat tregojnë se cilat qeliza ndikojnë ose preken nga qeliza aktive. Ne do të diskutojmë se si mund t'i shfaqni dhe fshehni këto shigjeta pak më vonë.

Deri tani, mund të keni përshtypjen se referencat rrethore të Excel janë një gjë e pavlerë dhe e rrezikshme dhe mund të pyesni veten pse Excel nuk i ka ndaluar ato krejtësisht . Siç është përmendur tashmë, ka disa raste shumë të rralla kur përdorimi i një referencë rrethore në Excel mund të justifikohet sepse ofron azgjidhje më e shkurtër dhe më elegante, nëse jo e vetmja e mundshme. Shembulli i mëposhtëm demonstron një formulë të tillë.

Përdorimi i një referencë rrethore të Excel - shembull formula

Në një nga mësimet tona të mëparshme, ne diskutuam se si të futni datën e sotme në Excel. Dhe një shumicë dërrmuese e pyetjeve të postuara në komente kishin të bënin me mënyrën se si të vendosni një vulë kohore në Excel pa ndryshuar çdo herë që fleta e punës rihapet ose rillogaritet. Unë isha shumë në mëdyshje për t'iu përgjigjur atyre komenteve, sepse e vetmja zgjidhje që di përfshin referencat rrethore dhe ato duhet të trajtohen me kujdes. Gjithsesi, këtu është një skenar shumë i zakonshëm...

Si të supozojmë se keni një listë artikujsh në kolonën A dhe ju shkruani statusin e dorëzimit në kolonën B. Sapo shkruani " Po " në kolonën B, dëshironi që data dhe ora aktuale të futen automatikisht në të njëjtin rresht në kolonën C si një statike e pandryshueshme kohore .

Përdorimi i një formule të parëndësishme TANI() është nuk është një opsion, sepse ky funksion i Excel është i paqëndrueshëm, që do të thotë se ai përditëson vlerën e tij sa herë që fletët e punës rihapen ose rillogariten. Një zgjidhje e mundshme është përdorimi i funksioneve IF të ndërlidhur me një referencë rrethore në IF-në e dytë:

=IF(B2="yes", IF(C2="" ,NOW(), C2), "")

ku B2 është statusi i dorëzimit dhe C2 është qeliza ku dëshironi të shfaqet një vulë kohore.

Në formulën e mësipërme, funksioni i parë IF kontrollon qelizën B2 për " Po " (ose ndonjëteksti tjetër që i jepni formulës), dhe nëse teksti i specifikuar është aty, ai ekzekuton IF-në e dytë, përndryshe kthen një varg bosh. Dhe funksioni i dytë IF është një formulë rrethore që merr ditën dhe orën aktuale nëse C2 nuk ka tashmë një vlerë në të, duke ruajtur kështu të gjitha vulat kohore ekzistuese.

Shënim. Që kjo formulë rrethore e Excel të funksionojë, duhet të lejoni llogaritjet përsëritëse në fletën tuaj të punës dhe kjo është pikërisht ajo që do të diskutojmë më pas.

Si të aktivizoni / çaktivizoni referencat rrethore në Excel

Siç u përmend më herët, llogaritjet përsëritëse zakonisht çaktivizohen në Excel të jenë të paracaktuar (në këtë kontekst, përsëritja është rillogaritja e përsëritur derisa të plotësohet një kusht specifik numerik). Që formulat rrethore të funksionojnë, duhet të aktivizoni llogaritjet përsëritëse në librin tuaj të punës në Excel.

Në Excel 2019 , Excel 2016 , Excel 2013 , dhe Excel 2010 , klikoni Skedari > Opsionet , shkoni te Formulat , dhe zgjidhni kutinë e kontrollit Aktivizo llogaritjen përsëritëse nën seksionin Opsionet e llogaritjes .

Në Excel 2007, kliko Office butoni > Opsionet e Excel > Formulat > Zona e përsëritjes .

Në Excel 2003 dhe më herët, Opsioni Iterative Calculation ndodhet në skedën Meny > Mjetet > Opsionet > Llogaritja .

Kur aktivizoni përsëritësinllogaritjet, duhet të specifikoni dy opsionet e mëposhtme:

• Përsëritjet maksimale kutia - specifikon sa herë formula duhet të rillogaritet. Sa më i madh të jetë numri i përsëritjeve, aq më shumë kohë merr llogaritja.
• Ndryshimi maksimal kutia - specifikon ndryshimin maksimal midis rezultateve të llogaritjes. Sa më i vogël të jetë numri, aq më i saktë do të merrni rezultatin dhe aq më shumë kohë i duhet Excel-it për të llogaritur fletën e punës.

Cilësimet e paracaktuar janë 100 për Përsëritjet maksimale dhe 0.001 për Ndryshimi maksimal . Ajo që do të thotë është se Microsoft Excel do të ndalojë llogaritjen e formulës suaj rrethore pas 100 përsëritjeve ose pas një ndryshimi më pak se 0,001 midis përsëritjeve, cilado që të jetë e para.

Pse duhet të shmangni përdorimin e referencave rrethore në Excel

Siç e dini tashmë, përdorimi i referencave rrethore në Excel është një qasje e rrëshqitshme dhe jo e rekomanduar. Përveç problemeve të performancës dhe një mesazhi paralajmërues që shfaqet në çdo hapje të një libri pune (përveç rasteve kur llogaritjet përsëritëse janë aktive), referencat rrethore mund të çojnë në një sërë çështjesh të tjera, të cilat nuk janë menjëherë të dukshme.

Për shembull, nëse ju zgjidhni një qelizë me një referencë rrethore dhe më pas kaloni aksidentalisht në modalitetin e redaktimit të formulës (qoftë duke shtypur F2 ose duke klikuar dy herë në qelizë), dhe më pas shtypni Enter pa bërë asnjë ndryshim në formulë, do të kthehet zero.

Pra, këtu është njëkëshilla nga shumë guru të respektuar të Excel - përpiquni të shmangni referencat rrethore në fletët tuaja kurdo që të jetë e mundur.

Si të gjeni referenca rrethore në Excel

Për të kontrolluar librin tuaj të punës në Excel për referenca rrethore, kryeni hapat e mëposhtëm:

1. Shko te skeda Formulat , kliko shigjetën pranë Kontrolli i gabimeve dhe trego Referencat rrethore Referenca rrethore e futur për herë të fundit shfaqet atje.

   

2. Klikoni në qelizën e listuar nën Referencat rrethore dhe Excel do t'ju sjellë pikërisht në atë qelizë.

Sapo ta bëni këtë, shiriti i statusit do t'ju njoftojë se referencat rrethore gjenden në librin tuaj të punës dhe shfaqin adresën e njërës prej atyre qelizave:

Nëse referencat rrethore gjenden në fletë të tjera, shiriti i statusit shfaq vetëm " Referencat rrethore " pa adresë qelize.

Shënim. Ky funksion çaktivizohet kur opsioni Iterative Calculation është i aktivizuar, kështu që ju duhet ta çaktivizoni atë përpara se të filloni të kontrolloni librin e punës për referenca rrethore.

Si të hiqni referencat rrethore në Excel

Me keqardhje , nuk ka asnjë mekanizëm në Excel që do t'ju lejojë të eliminoni të gjitha formulat rrethore në një libër pune me një klikim të butonit. Për t'i hequr qafe ato, do t'ju duhet të inspektoni çdo referencë rrethore individualisht duke kryer hapat e mësipërm, dhe më pas ose të hiqni një formulë rrethore të dhënë krejtësisht osezëvendësojeni atë me një ose më shumë formula të thjeshta.

Si të gjurmoni marrëdhëniet midis formulave dhe qelizave

Në rastet kur një referencë rrethore e Excel nuk është e dukshme, Trace Precedentët dhe Veçoritë e Trace Dependents mund t'ju japin një të dhënë duke vizatuar një ose më shumë rreshta që tregojnë se cilat qeliza ndikojnë ose preken nga qeliza e zgjedhur.

Për të shfaqur shigjetat e gjurmimit, shkoni te <1 Skeda>Formulat > Auditimi i formulave grupohet dhe kliko një nga opsionet:

Gjurmimi i precedentëve - gjurmon qelizat që ofrojnë të dhëna në një formulë, d.m.th. vizaton linja që tregojnë se cilat qeliza ndikojnë në qelizën e zgjedhur.

Trace Dependents - gjurmon qelizat që varen nga qeliza aktive, d.m.th. vizaton linja që tregojnë se cilat qeliza preken nga qeliza e zgjedhur. Me fjalë të tjera, tregon se cilat qeliza përmbajnë formula që i referohen qelizës së zgjedhur.

Përndryshe, mund të përdorni shkurtoret e mëposhtme:

• Trace Precedentët: Alt+T U T
• Gjurmimi i vartësve: Alt+T U D

Për të fshehur shigjetat, klikoni butonin Hiq shigjetat që ndodhet pikërisht poshtë Gjurmimi i vartësve .

Në shembullin e mësipërm, shigjeta Trace Precedents tregon se cilat qeliza furnizojnë drejtpërdrejt të dhëna për B6. Siç mund ta shihni, qeliza B6 është gjithashtu e përfshirë, gjë që e bën atë një referencë rrethore dhe bën që formula të kthehet zero. Sigurisht, kjo është e lehtë për t'u rregulluar, thjesht zëvendësoni B6me B5 në argumentin e SUM-it: =SUM(B2:B5)

Referencat e tjera rrethore mund të mos jenë aq të dukshme dhe kërkojnë më shumë mendim dhe llogaritje.

Kështu i trajtoni referencat rrethore të Excel. Shpresojmë, ky tutorial i shkurtër ka hedhur pak dritë mbi këtë "pikë të verbër" dhe tani mund të bëni kërkime të mëtejshme për të mësuar më shumë. Ju falënderoj që lexoni dhe mezi pres t'ju shoh në blogun tonë javën e ardhshme!