Excel FILTER函数--用公式进行动态过滤

Michael Brown

27-05-2023 ǞǞǞ
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Michael Brown

在这个快速课程中，你将学习如何在Excel中用公式进行动态过滤。 例如，过滤重复的单元格、包含特定文本的单元格、多条件的单元格等等。

你通常如何在Excel中进行过滤？ 大多数情况下，使用自动过滤，在更复杂的情况下使用高级过滤。 这些方法快速而强大，但有一个明显的缺点--当你的数据发生变化时，它们不会自动更新，这意味着你必须清理并重新进行过滤。 Excel 365中引入的FILTER函数成为人们期待已久的替代方法，它可以替代与它们不同的是，Excel公式会在每次工作表变化时自动重新计算，所以你只需要设置一次过滤器就可以了!

    Excel的FILTER功能

    Excel中的FILTER函数是用来根据你指定的标准来过滤一个数据范围的。

    该函数属于动态数组函数的范畴。 其结果是一个自动溢出的数值数组，从你输入公式的单元格开始，自动溢出到一个单元格范围。

    FILTER函数的语法如下。

    FILTER(array, include, [if_empty])

    在哪里？

    • 阵列 (必填) - 你想过滤的数值范围或数组。
    • 包括 (required) - 以布尔数组形式提供的标准（TRUE和FALSE值）。

      它的高度（当数据在列中时）或宽度（当数据在行中时）必须等同于 阵列 争论。

    • 如果是空的 (可选) - 当没有条目符合标准时要返回的值。

    FILTER功能仅在Excel for Microsoft 365和Excel 2021中可用。 在Excel 2019、Excel 2016和早期版本中，不支持该功能。

    基本的Excel FILTER公式

    首先，让我们讨论几个非常简单的案例，以便更多地了解Excel公式是如何过滤数据的。

    从下面的数据集中，假设你想提取具有特定值的记录，在 集团 要做到这一点，我们向B2:B13="C "提供表达式。 包括 参数，这将产生一个所需的布尔数组，TRUE对应于 "C "值。

    =FILTER(A2:C13, B2:B13="C", "无结果")

    在实践中，在一个单独的单元格中输入标准，例如F1，并使用单元格引用，而不是直接在公式中硬编码值，这样做更方便。

    =FILTER(A2:C13, B2:B13=F1, "无结果" )

    与Excel的过滤功能不同，该函数不对原始数据做任何改变。 它将过滤后的记录提取到所谓的溢出范围（下面的截图中为E4:G7），从输入公式的单元格开始。

    如果没有符合指定条件的记录，公式会返回你在 if_empty 参数，本例中为 "无结果"。

    如果你愿意 无回报 在这种情况下，则为最后一个参数提供一个空字符串（""）。

    =filter(a2:c13, b2:b13=f1, "" )

    如果你的数据是有组织的 横向 就像下面的截图中显示的那样，从左到右，FILTER函数也能很好地工作。 只要确保你为 阵列 和 包括 参数，所以源数组和布尔数组有相同的宽度。

    =FILTER(B2:M4, B3:M3= B7, "无结果" )

    Excel FILTER函数--使用说明

    要想在Excel中有效地用公式进行过滤，这里有几个重要的点需要注意。

    • FILTER函数会自动在工作表中纵向或横向溢出结果，这取决于你的原始数据是如何组织的。 所以，请确保你总是有足够的空单元格在下面和右边，否则你会得到一个#SPILL错误。
    • Excel FILTER函数的结果是动态的，这意味着当原始数据集的值发生变化时，它们会自动更新。 然而，为FILTER提供的范围是 阵列 参数在源数据中添加新条目时不会被更新。 如果你希望 阵列 自动调整大小，然后将其转换为Excel表格，用结构化引用建立公式，或创建一个动态的命名范围。

    如何在Excel中进行过滤--公式示例

    现在你知道了基本的Excel过滤公式是如何工作的，现在是时候了解一下如何扩展它来解决更复杂的任务了。

    具有多个标准的过滤器（AND逻辑）。

    要用多个标准来过滤数据，你需要提供两个或多个逻辑表达式给 包括 争论。

    FILTER(array, ( 范围1 标准1 ) * ( 范围2 标准2 ), "没有结果")

    乘法操作处理的数组有 和逻辑 ，确保只有符合以下条件的记录 所有的标准 从技术上讲，它是这样的。

    每个逻辑表达式的结果是一个布尔值数组，其中TRUE等于1，FALSE等于0。 然后，所有数组中相同位置的元素被相乘。 由于乘以0总是得到0，只有所有条件都是TRUE的项目才能进入结果数组，因此只有这些项目被提取。

    下面的例子显示了这个通用公式的作用。

    例1.在Excel中过滤多列

    将我们的基本Excel FILTER公式再延伸一下，让我们通过两列来过滤数据。 集团 (B栏)和 赢家 (C栏)。

    为此，我们设置了以下标准：在F2中输入目标组的名称( 标准1 )和F3的最低要求胜场数( 标准2 ).

    鉴于我们的源数据是在A2：C13( 阵列 )，小组在B2:B13( 范围1 )，赢在C2:C13 ( 范围2 )，该公式采取这种形式。

    =FILTER(A2:C13, (B2:B13=F2) * (C2:C13>=F3), "无结果")

    结果，你会得到一份A组中取得2场或更多胜利的球员名单。

    例2.过滤日期之间的数据

    首先，应该注意的是，在Excel中不可能编出一个通用的公式来进行日期过滤。 在不同的情况下，你需要以不同的方式建立标准，这取决于你是想按特定日期、按月还是按年进行过滤。 这个例子的目的是演示一般的方法。

    在我们的样本数据中，我们再增加一列，包含最后一次获胜的日期（D列）。 而现在，我们将提取发生在特定时期的胜利，例如5月17日至5月31日之间。

    请注意，在这种情况下，两个标准都适用于同一个范围。

    =FILTER(A2:D13, (D2:D13>=G2) * (D2:D13<=G3), "没有结果")

    其中G2和G3是要过滤的日期。

    具有多个标准的过滤器（OR逻辑）。

    为了提取基于多个OR条件的数据，你也可以使用前面例子中所示的逻辑表达式，但不是相乘，而是相加。 当表达式返回的布尔数组相加时，所得数组中不符合任何条件的条目将为0（即所有条件都是FALSE），这样的条目将被过滤掉。至少有一个标准为 "真"，就会被提取出来。

    下面是用OR逻辑过滤列的通用公式。

    FILTER(array, ( 范围1 标准1 ) + ( 范围2 标准2 ), "没有结果")

    作为一个例子，让我们提取一个有以下情况的球员名单 这或那 赢的次数。

    假设源数据在A2:C13，胜率在C2:C13，感兴趣的胜率在F2和F3，公式如下。

    =FILTER(A2:C13, (C2:C13=F2) + (C2:C13=F3), "无结果")

    结果，你知道哪些球员赢得了所有的比赛（4），哪些球员没有赢得比赛（0）。

    基于多个AND以及OR标准的过滤器

    当你需要应用两种标准类型时，记住这个简单的规则：用星号（*）连接AND标准，用加号（+）连接OR标准。

    例如，要返回一个具有给定胜场数（F2）且属于E2或E3中提到的组的球员列表，请建立以下逻辑表达链。

    =FILTER(A2:C13, (C2:C13=F2) * ((B2:B13=E2) + (B2:B13=E3)), "没有结果")

    而你将得到以下结果。

    如何过滤Excel中的重复数据

    在处理巨大的工作表或结合不同来源的数据时，往往有可能会有一些重复的数据溜进来。

    如果你正在寻找 过滤掉 重复 并提取唯一的项目，然后使用UNIQUE函数，如上述链接的教程中所解释的那样。

    如果你的目标是 过滤重复的内容 ，即提取出现一次以上的条目，然后与COUNTIFS一起使用FILTER函数。

    这个想法是为了获得所有记录的出现次数，并提取那些大于1的记录。 为了获得计数，你为每条记录提供相同的范围。 标准_范围 / 标准 这对COUNTIFS就像这样。

    FILTER( 阵列 , COUNTIFS( 列1 , 列1。 第2栏 , 第2栏 )>1, "没有结果")

    例如，要从A2:C20的数据中根据所有3列的值过滤重复的行，这里是要使用的公式。

    =FILTER(A2:C20, COUNTIFS(A2:A20, A2:A20, B2:B20, B2:B20, C2:C20, C2:C20)>1, "没有结果"。）

    提示：要想根据以下内容过滤重复的内容 关键列 ，只包括COUNTIFS函数中的那些特定列。

    如何过滤掉Excel中的空白

    过滤空白单元格的公式实际上是Excel FILTER公式的一个变体，具有多个AND条件。 在这种情况下，我们检查所有（或特定）列中是否有任何数据，并排除至少有一个单元格为空的行。 为了识别非空白单元格，你使用 "不等于 "运算符（）和一个空字符串（""），像这样。

    FILTER(array, ( 列1 "") * ( 第2栏 =""），"没有结果")

    在A2:C12的源数据中，为了过滤掉含有一个或多个空白单元格的行，在E3中输入以下公式。

    过滤含有特定文本的单元格

    要提取包含某些文本的单元格，你可以使用FILTER函数和经典的If cell contains公式。

    FILTER(array, ISNUMBER(SEARCH(" 文本 ", 范围 )), "没有结果")

    以下是它的工作原理。

    • SEARCH函数在一个给定的范围内寻找一个指定的文本字符串，并返回一个数字（第一个字符的位置）或#VALUE！错误（未找到文本）。
    • ISNUMBER函数将所有数字转换为TRUE，将错误转换为FALSE，并将产生的布尔数组传递给 包括 参数的FILTER函数。

    在这个例子中，我们已经添加了 姓氏 的球员在B2:B13中，在G2中输入我们想找的名字的部分，然后用下面的公式来过滤数据。

    =FILTER(A2:D13, ISNUMBER(SEARCH(G2, B2:B13)), "无结果")

    结果，该公式检索出了含有 "han "的两个姓氏。

    筛选和计算（总和、平均、最小、最大等）。

    Excel的FILTER函数有一个很酷的地方，就是它不仅可以提取有条件的数值，还可以对过滤后的数据进行汇总。 为此，可以将FILTER与SUM、AVERAGE、COUNT、MAX或MIN等聚合函数相结合。

    例如，要汇总F1中某一特定组的数据，请使用以下公式。

    总胜率。

    =sum(filter(c2:c13, b2:b13=f1, 0))

    平均胜率。

    =average(filter(c2:c13, b2:b13=f1, 0))

    最大的胜利。

    =max(filter(c2:c13, b2:b13=f1, 0))

    最低限度的胜利。

    =min(filter(c2:c13, b2:b13=f1, 0))

    请注意，在所有的公式中，我们用零来表示 if_empty 参数，所以如果没有找到符合标准的值，公式将返回0。 提供任何文本，如 "没有结果"，将导致#VALUE错误，这显然是你最不想看到的:)

    区分大小写的FILTER公式

    标准的Excel FILTER公式是不区分大小写的，这意味着它不区分小写和大写的字符。 要区分文本大小写，可以将EXACT函数嵌套在 包括 这将迫使FILTER以区分大小写的方式进行逻辑测试。

    FILTER(array, EXACT( 范围 , 标准 ), "没有结果")

    假设，你有两组 A 和 a 希望提取组别为小写字母 "a "的记录。 要做到这一点，使用以下公式，其中A2:C13是源数据，B2:B13是要过滤的组别。

    =FILTER(A2:C13, EXACT(B2:B13, "a"), "无结果")

    像往常一样，你可以在一个预定义的单元格中输入目标组，比如说F1，并使用该单元格参考而不是硬编码文本。

    =FILTER(A2:C13, EXACT(B2:B13, F1), "无结果" )

    如何对数据进行过滤并只返回特定的列

    在大多数情况下，用一个公式过滤所有的列是Excel用户所希望的。 但如果你的源表包含几十甚至几百个列，你可能当然希望将结果限制在几个最重要的列。

    例1.过滤一些相邻的列

    当你想让一些相邻的列出现在FILTER的结果中时，只需将这些列包括在 阵列 因为正是这个参数决定了要返回哪些列。

    在基本的FILTER公式例子中，假设你希望返回前两列( 命名 和 集团 所以，你提供A2:B13为 阵列 争论。

    =FILTER(A2:B13, B2:B13=F1, "无结果" )

    作为结果，我们得到了F1中定义的目标群体的参与者名单。

    例2.过滤不相邻的列

    要使FILTER函数返回非相邻的列，可以使用这个巧妙的技巧。

    1. 用所需的条件制作一个FILTER公式，使用整个表格进行过滤。 阵列 .
    2. 将上述公式嵌入另一个FILTER函数中。 为了配置 "包装 "函数，使用一个TRUE和FALSE值的数组常数或1和0来表示 包括 参数，其中TRUE（1）标志着要保留的列，FALSE（0）标志着要排除的列。

    例如，为了只返回 名称 (第1栏)和 赢家 (第三列），我们使用{1,0,1}或{TRUE,FALSE,TRUE}来表示。 包括 外层FILTER函数的参数。

    =filter(filter(a2:c13, b2:b13=f1), {1,0,1})

    或

    =filter(filter(a2:c13, b2:b13=f1), {true, false, true})

    如何限制FILTER函数返回的行数

    如果你的FILTER公式找到了相当多的结果，但你的工作表空间有限，你不能删除下面的数据，那么你可以限制FILTER函数返回的行数。

    让我们在一个简单的公式的例子上看看它是如何工作的，这个公式是在F1中拉动目标群体的球员。

    =filter(a2:c13, b2:b13=f1)

    上面的公式输出所有找到的记录，在我们的例子中是4行。 但假设你只有两行的空间。 要只输出找到的前两行，你需要这样做。

    • 将FILTER公式插入 阵列 参数的INDEX函数。
    • 对于 行数_num 它决定了要返回多少行（在我们的例子中是2行）。
    • 对于 列_num 参数，使用像{1,2,3}这样的水平数组常数。 它指定了要返回的列（在这个例子中是前3列）。
    • 为了处理在没有找到符合你标准的数据时可能出现的错误，你可以用IFERROR函数来包装你的公式。

    完整的公式有这样的形式。

    =IFERROR(INDEX(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), {1;2}, {1,2,3}), "没有结果")

    当处理大型表格时，手动编写数组常数可能相当麻烦。 没问题，SEQUENCE函数可以为你自动生成连续的数字。

    =IFERROR(INDEX(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), SEQUENCE(2), SEQUENCE(1, COLUMNS(A2:C13)), "没有结果")

    第一个SEQUENCE产生一个垂直数组，包含第一个（也是唯一的）参数中指定的连续数字。 第二个SEQUENCE使用COLUMNS函数来计算数据集中的列数，并产生一个等效的水平数组。

    提示：要返回来自 具体栏目 而不是所有的列，在水平阵列常数中，你用于 列_num 参数，只包括那些特定的数字。 例如，要从第1和第3列提取数据，使用{1,3}。

    Excel的FILTER功能不工作

    当你的Excel FILTER公式出现错误时，很可能是下列情况之一。

    #CALC！错误

    发生，如果可选的 if_empty 参数被省略，而没有找到符合标准的结果。 原因是目前Excel不支持空数组。 为了防止这种错误，请确保总是定义 if_empty 在你的公式中的值。

    #VALUE错误

    发生在当 阵列 和 包括 争论有不相容的层面。

    如果在 "A "和 "B "中的某些值出现了不同的错误，就会出现不同的错误。 包括 参数是一个错误，或者不能转换为一个布尔值。

    #NAME错误

    当试图在旧版本的Excel中使用FILTER时出现。 请记住，这是一个新功能，只在Office 365和Excel 2021中可用。

    在新的Excel中，如果你不小心拼错了函数的名称，就会出现#NAME错误。

    #SPILL错误

    大多数情况下，如果溢出区的一个或多个单元格不是完全空白，就会出现这种错误。 要解决这个问题，只需清除或删除非空单元格即可。 要调查和解决其他情况，请参见Excel中的#SPILL！错误：它意味着什么以及如何解决。

    #REF！错误

    当在不同的工作簿之间使用FILTER公式，而源工作簿被关闭时，会出现这种情况。

    这就是如何在Excel中动态归档数据的方法。 感谢你的阅读，希望下周在我们的博客上见到你!

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    在Excel中用公式过滤(.xlsx文件)

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