Katika mafunzo haya, utajifunza jinsi ya kuunda safu badilika yenye jina katika Excel na jinsi ya kuitumia katika fomula ili kujumuisha data mpya katika hesabu kiotomatiki.

Katika wiki iliyopita mafunzo, tuliangalia njia tofauti za kufafanua safu tuli iliyopewa jina katika Excel. Jina tuli daima hurejelea seli zilezile, kumaanisha kwamba utalazimika kusasisha masafa wewe mwenyewe wakati wowote unapoongeza mpya au kuondoa data iliyopo.

Ikiwa unafanya kazi na seti ya data inayobadilika kila mara, unaweza kutaka fanya fungu lako la visanduku libadilike ili lipanuke kiotomatiki ili kushughulikia maingizo mapya au kandarasi ili kutenga data iliyoondolewa. Zaidi katika somo hili, utapata mwongozo wa kina wa hatua kwa hatua wa jinsi ya kufanya hivyo.

Jinsi ya kuunda safu inayobadilika iliyopewa jina katika Excel

Kwa kuanzia, hebu tuunde safu inayobadilika iliyopewa jina inayojumuisha safu wima moja na idadi tofauti ya safu mlalo. Ili kuifanya, tekeleza hatua hizi:

1. Kwenye kichupo cha Mfumo , katika kikundi cha Majina Yaliyoainishwa , bofya Fafanua Jina . Au, bonyeza Ctrl + F3 ili kufungua Kipanga Jina la Excel, na ubofye kitufe cha Mpya… .
2. Vyovyote vile, kisanduku cha mazungumzo cha Jina Jipya kitafunguliwa, ambapo unabainisha maelezo yafuatayo:
   • Katika kisanduku cha Jina , charaza jina la masafa yako yanayobadilika.
   • Katika menyu kunjuzi ya Upeo , weka mpangilio upeo wa jina. Kitabu cha kazi (chaguo-msingi) kinapendekezwa katika nyingikesi.
   • Katika kisanduku cha Rejelea , weka fomula ya OFFSET COUNTA au INDEX COUNTA.
3. Bofya SAWA. Umemaliza!

Katika picha ya skrini ifuatayo, tunafafanua safu dhabiti inayoitwa vipengee ambavyo vinachukua kisanduku vyote vilivyo na data katika safu wima A, isipokuwa safu mlalo ya kichwa. :

Mbizo la OFFSET ya kufafanua safu inayobadilika ya Excel iliyopewa jina

Fomula ya jumla ya kutengeneza safu inayobadilika yenye jina katika Excel ni kama ifuatavyo:

Wapi:

• kisa_cha_kwanza - ya kwanza kipengee kitakachojumuishwa katika safu iliyotajwa, kwa mfano $A$2.
• safu - marejeleo kamili ya safu kama $A:$A.

Katika msingi wa fomula hii, unatumia chaguo za kukokotoa COUNTA kupata idadi ya seli zisizo tupu katika safu wima ya mambo yanayokuvutia. Nambari hiyo huenda moja kwa moja kwenye hoja ya urefu ya chaguo la kukokotoa la OFFSET(rejeleo, safu mlalo, safu, [height], [upana]) ikiiambia ni safu mlalo ngapi zitakazorejeshwa.

Zaidi ya hayo, ni fomula ya kawaida ya Kuweka, ambapo:

• rejeleo ndio mahali pa kuanzia ambapo unaweka msingi wa kukabiliana (seli_ya_kwanza).
• safu > na cols zote ni 0, kwa kuwa hakuna safu wima au safu mlalo za kurekebisha.
• upana ni sawa na safu wima 1.

Kwa mfano, ili kuunda safu thabiti inayoitwa ya safu wima A katika Laha3, kuanzia kisanduku A2, tunatumia fomula hii:

=OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)

Kumbuka. Ikiwa unafafanuasafu inayobadilika katika lahakazi ya sasa, huna haja ya kujumuisha jina la laha kwenye marejeleo, Excel itakufanyia moja kwa moja. Ikiwa unaunda fungu la visanduku kwa baadhi ya laha nyingine, kiambishi awali kisanduku au marejeleo ya masafa kwa jina la laha likifuatiwa na alama ya mshangao (kama vile katika mfano wa fomula iliyo hapo juu).

INDEX fomula ili kuunda safu dhabiti iliyopewa jina katika Excel

Njia nyingine ya kuunda safu dynamic ya Excel ni kutumia COUNTA pamoja na chaguo za kukokotoa za INDEX.

Fomula hii ina sehemu mbili:

• Upande wa kushoto wa kiendesha masafa (:), unaweka rejeleo la kuanzia lenye msimbo mgumu kama $A$2 .
• Upande wa kulia, unatumia INDEX(safu, nambari_safu, [column_num]) kukokotoa kubainisha marejeleo ya mwisho. Hapa, unatoa safu wima nzima A kwa safu na utumie COUNTA kupata nambari ya safu mlalo (yaani, idadi ya visanduku visivyoingizwa kwenye safu wima A).

Kwa sampuli ya mkusanyiko wetu wa data (tafadhali angalia picha ya skrini hapo juu), fomula inakwenda kama ifuatavyo:

=$A$2:INDEX($A:$A, COUNTA($A:$A))

Kwa kuwa kuna visanduku 5 visivyo tupu kwenye safu wima A, ikijumuisha kichwa cha safu wima, COUNTA inarejesha 5. Kwa hivyo, INDEX hurejesha $A. $5, ambayo ndiyo kisanduku cha mwisho kutumika katika safu wima A (kwa kawaida fomula ya Kielezo huleta thamani, lakini opereta wa marejeleo huilazimisha kurudisha rejeleo). Na kwa sababu tumeweka $A$2 kama sehemu ya kuanzia, matokeo ya mwisho yafomula ni fungu la visanduku $A$2:$A$5.

Ili kujaribu masafa yanayobadilika yaliyoundwa upya, unaweza kuwa na COUNTA kuleta hesabu ya bidhaa:

=COUNTA(Items)

Ikiwa yote yamefanywa vizuri, matokeo ya fomula yatabadilika mara tu unapoongeza au kuondoa vipengee kwenye/kutoka kwenye orodha:

Kumbuka. Njia mbili zilizojadiliwa hapo juu hutoa matokeo sawa, hata hivyo kuna tofauti katika utendaji unapaswa kufahamu. OFFSET ni chaguo la kukokotoa tete ambalo hukokotoa upya kila mabadiliko kwenye laha. Kwenye mashine za kisasa zenye nguvu na seti za data za ukubwa unaofaa, hii haipaswi kuwa tatizo. Kwenye mashine zenye uwezo wa chini na seti kubwa za data, hii inaweza kupunguza kasi ya Excel yako. Katika hali hiyo, ni bora utumie fomula ya INDEX ili kuunda masafa yanayobadilika yenye jina.

Jinsi ya kutengeneza masafa yanayobadilika yenye mwelekeo-mbili katika Excel

Ili kuunda safu yenye jina la pande mbili, ambapo si tu idadi ya safu mlalo bali pia idadi ya safu wima inayobadilika, tumia urekebishaji ufuatao wa fomula ya INDEX COUNTA:

Katika fomula hii, una vitendakazi viwili COUNTA ili kupata safu mlalo isiyo tupu na safu wima ya mwisho isiyo tupu ( safu_num na safu_num hoja za chaguo za kukokotoa INDEX, mtawalia). Katika safu hoja, unalisha laha kazi nzima (safu 1048576 katika Excel 2016 - 2007; safu mlalo 65535 katika Excel 2003 na chini).

Na sasa,hebu tufafanue safu moja inayobadilika zaidi ya seti yetu ya data: safu inayoitwa mauzo ambayo inajumuisha takwimu za mauzo kwa miezi 3 (Jan hadi Machi) na hurekebisha kiotomatiki unapoongeza bidhaa mpya (safu) au miezi (safu) kwenye jedwali.

Kwa data ya mauzo inayoanzia kwenye safu wima B, safu mlalo ya 2, fomula inachukua sura ifuatayo:

=$B$2:INDEX($1:$1048576,COUNTA($B:$B),COUNTA($2:$2))

Ili kuhakikisha masafa yako yanayobadilika yanafanya kazi inavyopaswa kufanya, weka fomula zifuatazo mahali fulani kwenye laha:

=SUM(sales)

=SUM(B2:D5)

Kama unavyoona kwenye picha ya skrini hapa chini. , fomula zote mbili zinarudisha jumla sawa. Tofauti hujidhihirisha pindi unapoongeza maingizo mapya kwenye jedwali: fomula ya kwanza (iliyo na masafa madhubuti yenye jina) itasasishwa kiotomatiki, ilhali ya pili italazimika kusasishwa mwenyewe kwa kila mabadiliko. Hiyo inaleta tofauti kubwa, uh?

Jinsi ya kutumia masafa yanayobadilika yenye majina katika fomula za Excel

Katika sehemu zilizotangulia za mafunzo haya, tayari umeona. baadhi ya fomula rahisi zinazotumia masafa yanayobadilika. Sasa, hebu tujaribu kuja na jambo la maana zaidi linaloonyesha thamani halisi ya masafa inayobadilika ya Excel yenye jina.

Kwa mfano huu, tutachukua fomula ya kawaida ya INDEX MATCH inayotekeleza Vlookup katika Excel:

…na uone jinsi tunavyofanya inaweza kufanya fomula kuwa na nguvu zaidi kwa kutumiasafu zinazobadilika zilizotajwa.

Kama inavyoonyeshwa kwenye picha ya skrini iliyo hapo juu, tunajaribu kuunda dashibodi, ambapo mtumiaji huingiza jina la bidhaa katika H1 na kupata jumla ya mauzo ya bidhaa hiyo katika H2. Jedwali letu la sampuli iliyoundwa kwa madhumuni ya maonyesho lina vipengee 4 pekee, lakini katika laha zako za maisha halisi kunaweza kuwa na mamia na hata maelfu ya safu mlalo. Zaidi ya hayo, vitu vipya vinaweza kuongezwa kila siku, kwa hivyo kutumia marejeleo sio chaguo, kwa sababu itabidi usasishe fomula tena na tena. Mimi ni mvivu sana kwa hilo! :)

Ili kulazimisha fomula kupanua kiotomatiki, tutafafanua majina 3: safu 2 zinazobadilika, na kisanduku 1 chenye jina tuli:

Lookup_range: =$A$2:INDEX($ A:$A, COUNTA($A:$A))

Return_range: =$E$2:INDEX($E:$E, COUNTA($E:$E))

Lookup_value: =$H$1

Kumbuka. Excel itaongeza jina la laha ya sasa kwenye marejeleo yote, kwa hivyo kabla ya kuunda majina hakikisha umefungua laha na data yako ya chanzo.

Sasa, anza kuandika fomula katika H1. Inapokuja kwa hoja ya kwanza, chapa herufi chache za jina unalotaka kutumia, na Excel itaonyesha majina yote yanayolingana yanayopatikana. Bofya mara mbili jina linalofaa, na Excel itaiingiza kwenye fomula mara moja:

Mfumo uliokamilika inaonekana kama ifuatavyo:

=INDEX(Return_range, MATCH(Lookup_value, Lookup_range, 0))

Na inafanya kazi kikamilifu!

Pindi tu unapoongeza rekodi mpya kwenye jedwali, zitajumuishwa katika hesabu zako katikamara moja, bila wewe kufanya mabadiliko moja kwenye fomula! Na ikiwa utahitaji kuhamisha fomula kwenye faili nyingine ya Excel, unda tu majina yale yale katika kitabu lengwa la kazi, nakili/ubandike fomula hiyo, na uifanye ifanye kazi mara moja.

Kidokezo. Kando na kufanya fomula ziwe za kudumu zaidi, safu badilika zinafaa kwa ajili ya kuunda orodha zinazobadilika kunjuzi.

Hivi ndivyo unavyounda na kutumia safu badilika zilizopewa majina katika Excel. Ili kuangalia kwa karibu fomula zilizojadiliwa katika somo hili, unakaribishwa kupakua sampuli yetu ya Kitabu cha Mfanyakazi cha Msururu Ulio na Jina la Excel Dynamic. Ninakushukuru kwa kusoma na natumai kukuona kwenye blogi yetu wiki ijayo!