De IF-functie in Google Sheets is een van de gemakkelijkste functies om te leren.

In deze tutorial nodig ik u uit om nader te bekijken hoe de IF-functie van Google Spreadsheet werkt en welke voordelen het gebruik ervan biedt.

Wat is de IF-functie in Google Sheets?

Telkens wanneer u de IF-functie gebruikt, creëert u een beslissingsboom waarin een bepaalde actie volgt onder een bepaalde voorwaarde, en indien aan die voorwaarde niet wordt voldaan - volgt een andere actie.

Daartoe moet de voorwaarde van de functie het formaat hebben van een alternatieve vraag met slechts twee mogelijke antwoorden: "ja" en "nee".

Zo kan een beslisboom eruit zien:

Met de IF-functie kunt u dus een vraag stellen en twee alternatieve acties aangeven, afhankelijk van het ontvangen antwoord. Deze vraag en de alternatieve acties worden drie argumenten van de functie genoemd.

IF-functie syntaxis in Google Sheets

De syntaxis van de IF-functie en zijn argumenten is als volgt:

• logische_expressie - (vereist) een waarde of logische uitdrukking die wordt getest om te zien of hij TRUE of FALSE is.
• waarde_indien_waar - (vereist) de bewerking die wordt uitgevoerd indien de test WAAR is.
• waarde_als_vals - (facultatief) de bewerking die wordt uitgevoerd indien de test FALSE is.

Laten we de argumenten van onze IF-functie nader bekijken.

Het eerste argument stelt een logische vraag voor. Google Sheets beantwoordt deze vraag met "ja" of "nee", d.w.z. "waar" of "onwaar".

Hoe formuleer je de vraag goed, vraag je je misschien af? Daarvoor kun je een logische uitdrukking schrijven met behulp van handige symbolen (of vergelijkingsoperatoren) als "=", ">", "=", "<=", "". Laten we samen proberen zo'n vraag te stellen.

Gebruik van de IF-functie

Stel dat u werkt in een bedrijf dat chocolade verkoopt in verschillende consumentengebieden met veel klanten.

Zo kunnen uw verkoopgegevens er in Google Sheets uitzien:

Stel dat u de verkopen in uw lokale regio's moet scheiden van die uit het buitenland. Om dat te bereiken, moet u voor elke verkoop een ander beschrijvingsveld toevoegen - het land waar de verkoop plaatsvond. Aangezien er veel gegevens zijn, moet dit beschrijvingsveld automatisch worden aangemaakt voor elke invoer.

En hier komt de IF-functie om de hoek kijken. Laten we de kolom "Land" toevoegen aan de gegevenstabel. De regio "West" vertegenwoordigt de lokale verkoop (Ons land), terwijl de rest de verkoop uit het buitenland is (Rest van de wereld).

Hoe schrijf je de functie goed uit?

Plaats de cursor in F2 om de cel actief te maken en typ het gelijkheidsteken (=) in. Google Sheets zal meteen begrijpen dat je een formule gaat invoeren. Daarom zal het direct na het typen van de letter "i" vragen om een functie te kiezen die met diezelfde letter begint. En je moet "IF" kiezen.

Daarna zullen al uw handelingen vergezeld gaan van aanwijzingen.

Voer voor het eerste argument van de IF-functie in B2="West" Net als bij de andere Google Sheets-functies hoeft u het adres van de cel niet handmatig in te voeren - een muisklik is voldoende. Voer vervolgens een komma (,) in en specificeer het tweede argument.

Het tweede argument is een waarde die F2 zal teruggeven als aan de voorwaarde is voldaan. In dit geval is dat de tekst "Ons land".

En nogmaals, na de komma, de waarde van het 3e argument. F2 geeft deze waarde terug als niet aan de voorwaarde is voldaan: "Rest van de wereld". Vergeet niet uw formule-invoer af te sluiten met het haakje ")" en op "Enter" te drukken.

Je hele formule moet er zo uitzien:

=IF(B2="West","Ons land","Rest van de wereld")

Als alles correct is, geeft F2 de tekst "Ons land":

Nu hoeft u deze functie alleen nog maar te kopiëren naar kolom F.

Tip. Er is een manier om de hele kolom met één formule te verwerken. De functie ARRAYFORMULA helpt u daarbij. Door deze in de eerste cel van de kolom te gebruiken, kunt u alle cellen eronder toetsen aan dezelfde voorwaarde, en het overeenkomstige resultaat aan elke rij tegelijk teruggeven:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="West","Ons land","Rest van de wereld"))

Laten we de andere manieren om met de IF-functie te werken bekijken.

IF-functie en tekstwaarden

Het gebruik van de IF-functie met een tekst is reeds geïllustreerd in het bovenstaande voorbeeld.

Opmerking. Als de tekst als argument wordt gebruikt, moet hij tussen dubbele aanhalingstekens staan.

IF-functie en numerieke waarden

U kunt nummers gebruiken voor de argumenten, net als bij de tekst.

Wat hier echter heel belangrijk is, is dat de IF-functie het mogelijk maakt cellen niet alleen te vullen met bepaalde getallen op basis van de vervulde voorwaarden, maar ook te berekenen.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u uw klanten verschillende kortingen aanbiedt op basis van de totale waarde van de aankoop. Als het totaal meer dan 200 is, krijgt de klant 10% korting.

Daarvoor moet u kolom G gebruiken en deze "Korting" noemen. Vervolgens voert u de IF-functie in G2 in, en het tweede argument wordt gevormd door de formule die de korting berekent:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF blanco's/niet-blanco's

Er zijn gevallen waarin uw resultaat afhangt van het feit of de cel leeg is of niet. Er zijn twee manieren om dat te controleren:

1. Gebruik de functie ISBLANK.

   Bijvoorbeeld, de volgende formule controleert of de cellen in kolom E leeg zijn. Zo ja, dan wordt er geen korting toegepast, anders is het 5% korting:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Let op. Als er een tekenreeks van nul lengte in een cel (geretourneerd door een formule), zal de ISBLANK-functie resulteren in FALSE.

   Hier is een andere formule om te controleren of E2 leeg is:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   U kunt de formule omdraaien en kijken of de cellen niet leeg zijn:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Gebruik standaard vergelijkingsoperatoren met een paar dubbele aanhalingstekens:

   Opmerking. Deze methode beschouwt strings van nul lengte (aangegeven door dubbele aanhalingstekens) als lege cellen.

   =IF(E2="",0,0.05) - controleer of E2 leeg is

   =IF(E2"",0,0.05) - kijk of E2 niet leeg is.

   Tip. Gebruik op soortgelijke wijze dubbele aanhalingstekens als argument om een lege cel terug te geven door de formule:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF in combinatie met andere functies

Zoals je al geleerd hebt, kunnen tekst, getallen en formules fungeren als argumenten van de IF-functie. Maar ook andere functies kunnen die rol spelen. Laten we eens kijken hoe het werkt.

Google Sheets ALS OF

Weet je nog hoe je erachter kwam in welk land je chocolade verkocht? Je controleerde of B2 "West" bevatte.

U kunt de logica echter ook andersom opbouwen: maak een lijst van alle mogelijke regio's die tot de "Rest van de wereld" behoren en controleer of tenminste één van hen verschijnt in de cel. De OR-functie in het eerste argument helpt je daarbij:

• logische_uitdrukking1 - (vereist) de eerste logische waarde waarop gecontroleerd moet worden.
• logische_uitdrukking2 - (facultatief) de volgende logische waarde waarop gecontroleerd moet worden.
• en zo verder.

Zoals je ziet, voer je gewoon zoveel logische uitdrukkingen in als je moet controleren en de functie zoekt of één ervan waar is.

Om deze kennis toe te passen op de tabel met verkopen, vermeldt u alle regio's die behoren tot de verkopen in het buitenland, en de andere verkopen worden automatisch lokaal:

=IF(OR(B2="Oost",B2="Zuid"),"Rest van de wereld","Ons land")

Google Sheets ALS EN

De AND-functie is net zo eenvoudig. Het enige verschil is dat hij controleert of alle opgesomde logische uitdrukkingen waar zijn:

U moet bijvoorbeeld de zoekopdracht beperken tot uw stad en u weet dat die momenteel alleen hazelnoten koopt. Er zijn dus twee voorwaarden om te overwegen: regio - "West" en product - "Chocolade Hazelnoot":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"),"Ons land","Rest van de wereld")

Geneste IF-formule vs. IFS-functie voor Google Sheets

U kunt de IF-functie zelf ook gebruiken als argument voor de grotere IF-functie.

Laten we aannemen dat u strengere kortingsvoorwaarden hebt ingesteld voor uw klanten. Als de totale aankoop meer dan 200 eenheden bedraagt, krijgen zij 10% korting; als de totale aankoop tussen 100 en 199 eenheden bedraagt, is de korting 5%. Als de totale aankoop minder dan 100 eenheden bedraagt, is er geen enkele korting.

De volgende formule toont hoe de functie er in de cel G2 uit zal zien:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Merk op dat als tweede argument een andere IF-functie wordt gebruikt. In dat geval ziet de beslisboom er als volgt uit:

Laten we het nog leuker maken en de taak ingewikkelder maken. Stel dat u de gereduceerde prijs aanbiedt aan slechts één regio - "Oost".

Om dat goed te doen, voegen we de logische uitdrukking "AND" toe aan onze functie. De formule ziet er dan als volgt uit:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Zoals u ziet, is het aantal kortingen sterk verminderd, terwijl het bedrag ervan intact blijft.

Er is ook een eenvoudigere manier om het bovenstaande te schrijven, dankzij de IFS-functie:

• voorwaarde1 - (vereist) is de logische uitdrukking die u wilt testen.
• waarde1 - (vereist) is de waarde die moet worden teruggegeven als voorwaarde1 waar is.
• en dan maak je gewoon een lijst van voorwaarden met hun waarden om terug te geven als ze waar zijn.

Zo ziet de bovenstaande formule eruit met IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Tip: Als er geen ware voorwaarde is, geeft de formule de foutmelding #N/A. Om dat te voorkomen, moet u uw formule omwikkelen met IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH als alternatief voor meervoudige IF's

Er is nog een functie die u kunt overwegen in plaats van de geneste IF: Google Sheets SWITCH.

Het controleert of je uitdrukking overeenkomt met een lijst van gevallen, één voor één. Als dat zo is, geeft de functie een overeenkomstige waarde terug.

• uitdrukking is elke celverwijzing, of een bereik van cellen, of zelfs een echte wiskundige uitdrukking, of zelfs een tekst die u wilt gelijkstellen aan uw gevallen (of toetsen aan de criteria). Vereist.
• geval1 is je eerste criterium om de uitdrukking aan te toetsen. Vereist.
• waarde1 is een record om terug te sturen als de geval1 criterium is hetzelfde als jouw uitdrukking. Vereist.
• case2, value2 herhaal zo vaak als u criteria moet controleren en waarden moet teruggeven. Facultatief.
• standaard is ook volledig optioneel. Gebruik het om een specifieke record te zien als aan geen van de gevallen is voldaan. Ik zou aanraden het elke keer te gebruiken om fouten te voorkomen als je expressie niet overeenkomt met alle gevallen.

Hier zijn een paar voorbeelden.

Naar je cellen toetsen aan een tekst gebruik reeksen als uitdrukking:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69,"West","Ons land","Rest van de wereld"))

In deze formule controleert SWITCH welk record er in elke cel van kolom B staat. Als dat is West zegt de formule Ons land anders, Rest van de wereld ArrayFormula maakt het mogelijk de hele kolom in één keer te verwerken.

Naar werken met berekeningen is het beter om een booleaanse uitdrukking te gebruiken:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Hier controleert SWITCH of het resultaat van de vergelijking is WARE of FALSE Wanneer het WARE (zoals als E2 is echt groter dan 200 ), krijg ik een overeenkomstig resultaat. Als geen van de gevallen in de lijst is WARE (wat betekent dat ze FALSE ), geeft de formule eenvoudigweg 0 terug.

Opmerking. SWITCH weet niet hoe ze het hele bereik in één keer moet berekenen, dus geen ARRAYFORMULA in dit geval.

IF statements gebaseerd op een telling

Een van de vragen die ons vaak wordt gesteld, is hoe u een IF-formule maakt die oplevert wat u nodig hebt als de kolom een bepaald record wel of niet bevat.

Controleer bijvoorbeeld of de naam van een klant meer dan eens voorkomt in een lijst (kolom A) en zet het bijbehorende woord (ja/nee) in een cel.

De oplossing is eenvoudiger dan u denkt. U moet de functie COUNTIF in uw IF invoeren:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1,"ja","nee")

Laat Google Sheets IF-formules voor u bouwen - IF Formula Builder add-on

Als u het zat bent om al die extra tekens en de juiste syntaxis in formules bij te houden, is er een andere oplossing beschikbaar.

IF Formula Builder add-on voor Google Sheets biedt een visuele manier om IF statements te maken. De tool zal de syntaxis, extra functies en alle benodigde tekens voor u afhandelen.

Alles wat je moet doen is:

• Vul lege plekken één voor één met uw records. Geen speciale behandeling voor datums, tijd, enz. Voer ze in zoals u altijd doet en de add-on zal het gegevenstype herkennen.
• selecteer de vereiste vergelijkingsoperatoren uit de voorgestelde keuzelijsten.
• voeg zo nodig meerdere logische uitdrukkingen in een klik toe: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Zoals u ziet, neemt elke logische uitdrukking zijn eigen regel in beslag. Hetzelfde geldt voor waar/onwaar uitkomsten. Dit vermindert het aantal mogelijke verwarringen over de formule drastisch.

Terwijl u alles invult, groeit de te gebruiken formule in het voorbeeldgebied bovenaan het venster. Links daarvan kunt u een cel in uw blad selecteren waar u de formule wilt hebben.

Als u klaar bent, plakt u de formule in de gewenste cel door te klikken op de knop Formule invoegen onderaan.

Bezoek de online handleiding voor IF Formula Builder om alle opties in detail beschreven te zien.

Ik hoop dat er nu geen ruimte is voor twijfel dat de IF-functie, hoewel op het eerste gezicht heel eenvoudig, de deur opent naar vele mogelijkheden voor gegevensverwerking in Google Sheets. Maar als je nog vragen hebt, stel ze dan gerust in het commentaarveld hieronder - we helpen je graag!