IF-funktionen i Google Sheets är en av de enklaste funktionerna att lära sig, och även om det är sant är den också mycket användbar.

I den här handledningen kan du ta en närmare titt på hur IF-funktionen i Google Kalkylark fungerar och vilka fördelar du får genom att använda den.

Vad är IF-funktionen i Google Sheets?

När du använder IF-funktionen skapar du ett beslutsträd där en viss åtgärd följer under ett visst villkor, och om villkoret inte uppfylls följer en annan åtgärd.

För detta ändamål måste funktionens villkor vara i form av en alternativ fråga med endast två möjliga svar: "ja" och "nej".

Så här kan ett beslutsträd se ut:

Med IF-funktionen kan du alltså ställa en fråga och ange två alternativa åtgärder beroende på det mottagna svaret. Frågan och de alternativa åtgärderna kallas för funktionens tre argument.

Syntax för IF-funktionen i Google Sheets

Syntaxen för IF-funktionen och dess argument är följande:

• logiskt_uttryck - (krävs) ett värde eller ett logiskt uttryck som testas för att se om det är VARA eller FALSKT.
• value_if_true - (krävs) den åtgärd som utförs om testet är VARA.
• value_if_false - (valfritt) den åtgärd som utförs om testet är FALSK.

Låt oss undersöka argumenten för vår IF-funktion mer i detalj.

Det första argumentet representerar en logisk fråga som Google Sheets besvarar med antingen "ja" eller "nej", dvs. "sant" eller "falskt".

Hur formulerar man frågan på rätt sätt, undrar du kanske? För att göra det kan du skriva ett logiskt uttryck med hjälp av sådana hjälpsamma symboler (eller jämförelseoperatorer) som "=", ">", "=", "<=", "". Låt oss försöka ställa en sådan fråga tillsammans.

Användning av IF-funktionen

Låt oss anta att du arbetar på ett företag som säljer choklad i flera konsumentregioner med många kunder.

Så här kan dina försäljningsuppgifter se ut i Google Sheets:

Tänk dig att du behöver skilja försäljning i dina lokala regioner från försäljning från utlandet. För att åstadkomma detta bör du lägga till ytterligare ett beskrivningsfält för varje försäljning - ett land där försäljningen ägde rum. Eftersom det finns många uppgifter måste detta beskrivningsfält skapas automatiskt för varje post.

Det är här som IF-funktionen kommer in i bilden. Vi lägger till kolumnen "Land" i datatabellen. Regionen "West" representerar den lokala försäljningen (vårt land), medan resten är försäljningen från utlandet (resten av världen).

Hur skriver man ut funktionen på rätt sätt?

Placera markören på F2 för att göra cellen aktiv och skriv in likhetstecknet (=). Google Sheets förstår genast att du ska skriva in en formel. Därför uppmanas du att välja en funktion som börjar med samma bokstav direkt efter att du skrivit bokstaven "i". Du ska välja "IF".

Efter det kommer alla dina åtgärder att åtföljas av uppmaningar.

För det första argumentet i IF-funktionen anger du B2="Väst" Precis som med de andra Google Sheets-funktionerna behöver du inte ange celladressen manuellt - det räcker med ett musklick. Ange sedan kommatecken (,) och ange det andra argumentet.

Det andra argumentet är ett värde som F2 returnerar om villkoret är uppfyllt. I det här fallet är det texten "Vårt land".

Efter kommatecken skriver du värdet av det tredje argumentet. F2 returnerar detta värde om villkoret inte uppfylls: "Resten av världen". Glöm inte att avsluta formeln genom att stänga parentesen ")" och trycka på "Enter".

Hela formeln ska se ut så här:

=IF(B2="Väst", "Vårt land", "Resten av världen")

Om allt är korrekt kommer F2 att ge texten "Vårt land":

Nu behöver du bara kopiera denna funktion ner i kolumn F.

Tips: Det finns ett sätt att bearbeta hela kolumnen med en formel. Funktionen ARRAYFORMULA hjälper dig att göra det. Om du använder den i den första cellen i kolumnen kan du testa alla celler nedanför mot samma villkor och returnera motsvarande resultat till varje rad samtidigt:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="Väst", "Vårt land", "Resten av världen"))

Låt oss undersöka de andra sätten att arbeta med IF-funktionen.

IF-funktion och textvärden

Användningen av IF-funktionen med en text har redan illustrerats i exemplet ovan.

Observera: Om texten används som argument måste den omslutas av dubbla citattecken.

IF-funktion och numeriska värden

Du kan använda siffror för argumenten på samma sätt som du gjorde med texten.

Vad som är mycket viktigt här är att IF-funktionen gör det möjligt att inte bara fylla cellerna med vissa siffror baserat på de villkor som uppfylls utan också att beräkna.

Låt oss till exempel säga att du erbjuder dina kunder olika rabatter baserat på det totala värdet av köpet. Om det totala värdet är mer än 200 får kunden 10 % rabatt.

För detta måste du använda kolumn G och kalla den "Rabatt". Ange sedan IF-funktionen i G2, och det andra argumentet kommer att representeras av formeln som beräknar rabatten:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF blankar/icke blankar

Det finns fall där resultatet beror på om cellen är tom eller inte. Det finns två sätt att kontrollera det:

1. Använd funktionen ISBLANK.

   Följande formel kontrollerar till exempel om cellerna i kolumn E är tomma. Om så är fallet ska ingen rabatt tillämpas, annars är det 5 % rabatt:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0,05)

   

   Obs. Om det finns en sträng med noll längd i en cell (som returneras av en formel), kommer ISBLANK-funktionen att resultera i FALSE.

   Här är en annan formel för att kontrollera om E2 är tomt:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Du kan vända formeln åt andra hållet och se om cellerna inte är tomma i stället:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Använd standardjämförelseoperatorer med ett par dubbla citattecken:

   Observera att denna metod tar hänsyn till strängar med noll längd (anges med dubbla citattecken) som tomma celler.

   =IF(E2="",0,0,05) - Kontrollera om E2 är tomt.

   =IF(E2"",0,0,05) - Kontrollera att E2 inte är tomt.

   Tips: På samma sätt kan du använda dubbla citattecken som argument för att returnera en tom cell med formeln:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF i kombination med andra funktioner

Som du redan har lärt dig kan text, siffror och formler fungera som argument för IF-funktionen. Men även andra funktioner kan spela den rollen. Låt oss se hur det fungerar.

Google Sheets IF OR

Minns du det första sättet att ta reda på i vilket land du sålde choklad? Du kontrollerade om B2 innehöll "West".

Du kan dock bygga logiken tvärtom: lista alla möjliga regioner som hör till "resten av världen" och kontrollera om minst en av dem Funktionen OR i det första argumentet hjälper dig att göra det:

• logiskt_uttryck1 - (krävs) det första logiska värdet som ska kontrolleras.
• logiskt_uttryck2 - (valfritt) nästa logiska värde som ska kontrolleras.
• och så vidare.

Som du kan se anger du bara så många logiska uttryck som du behöver kontrollera och funktionen söker om något av dem är sant.

Om du vill tillämpa den här kunskapen på tabellen med försäljningar kan du nämna alla regioner som hör till försäljningen utomlands, så blir de andra försäljningarna automatiskt lokala:

=IF(OR(B2="Öst",B2="Syd"), "Resten av världen", "Vårt land")

Google Sheets IF AND

AND-funktionen är lika enkel. Den enda skillnaden är att den kontrollerar om alla logiska uttryck som anges är sanna:

Om du t.ex. vill begränsa sökningen till din stad och du vet att den för närvarande endast köper hasselnötter, finns det två villkor att ta hänsyn till: region - "West" och produkt - "Chocolate Hazelnut":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"), "Vårt land", "Resten av världen")

Nested IF-formel vs. IFS-funktion för Google Sheets

Du kan också använda själva IF-funktionen som ett argument för den större IF-funktionen.

Låt oss anta att du har fastställt strängare rabattvillkor för dina kunder: Om det totala inköpet är mer än 200 enheter får de 10 % rabatt, om det totala inköpet är mellan 100 och 199 enheter är rabatten 5 % och om det totala inköpet är mindre än 100 enheter får de ingen rabatt alls.

Följande formel visar hur funktionen kommer att se ut i cellen G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Observera att det är en annan IF-funktion som används som det andra argumentet. I sådana fall ser beslutsträdet ut på följande sätt:

Låt oss göra det ännu roligare och komplicera uppgiften: Föreställ dig att du erbjuder det rabatterade priset till endast en region - "East".

För att göra det på rätt sätt lägger du till det logiska uttrycket "AND" i vår funktion. Formeln kommer då att se ut på följande sätt:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Som du kan se har antalet rabatter minskat kraftigt, medan deras belopp är oförändrat.

Det finns också ett enklare sätt att skriva ovanstående tack vare IFS-funktionen:

• villkor1 - (krävs) är det logiska uttryck som du vill testa.
• värde1 - (krävs) är det värde som ska returneras om villkor1 är sant.
• och sedan listar du bara villkoren med deras värden som ska returneras om de är sanna.

Så här ser formeln ovan ut i IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Tips: Om det inte finns något sant villkor kommer formeln att ge felmeddelandet #N/A. För att undvika det, omsluta formeln med IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH som ett alternativ till flera IF:er

Det finns ytterligare en funktion som du kanske vill överväga i stället för den inbäddade IF-funktionen: Google Sheets SWITCH.

Den kontrollerar om ditt uttryck motsvarar en lista med fall, ett efter ett. Om så är fallet returnerar funktionen ett motsvarande värde.

• uttryck är en cellreferens, ett intervall av celler, ett matematiskt uttryck eller till och med en text som du vill jämföra med dina fall (eller testa mot kriterierna).
• fall1 är ditt första kriterium för att kontrollera uttrycket mot. Krävs.
• värde1 är en post som ska returneras om fall1 kriteriet är detsamma som ditt uttryck. krävs.
• case2, value2 Upprepa så många gånger som du har kriterier att kontrollera och värden att återge. Valfritt.
• standard är också helt valfritt. Använd det för att se en specifik post om inget av fallen är uppfyllt. Jag rekommenderar att du använder det varje gång för att undvika fel när ditt uttryck inte stämmer med alla fall.

Här är några exempel.

Till testa dina celler mot en text , använda intervall som ett uttryck:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "Väst", "Vårt land", "Resten av världen"))

I den här formeln kontrollerar SWITCH vilken post som finns i varje cell i kolumn B. Om det är West , formeln säger Vårt land , i annat fall, Resten av världen . ArrayFormula gör det möjligt att bearbeta hela kolumnen på en gång.

Till arbeta med beräkningar är det bättre att använda ett boolskt uttryck:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Här kontrollerar SWITCH om resultatet av ekvationen är TRUE eller . FALSK . När det är TRUE (som om E2 verkligen är större än 200 ), får jag ett motsvarande resultat. Om inget av fallen i listan är TRUE (vilket innebär att de är FALSK ), ger formeln helt enkelt 0.

Observera att SWITCH inte vet hur man beräknar hela intervallet på en gång, så ingen ARRAYFORMULA i det här fallet.

IF-utsagor baserade på en räkning

En av de frågor som vi ofta får är hur man skapar en IF-formel som returnerar det du behöver om kolumnen innehåller eller inte innehåller en viss post.

Kontrollera till exempel om en kunds namn förekommer mer än en gång i en lista (kolumn A) och placera motsvarande ord (ja/nej) i en cell.

Lösningen är enklare än du kanske tror: Du måste införa funktionen COUNTIF i din IF:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "ja", "nej")

Få Google Sheets att bygga IF-formler åt dig - tillägget IF Formula Builder

Om du är trött på att hålla reda på alla extra tecken och korrekt syntax i formler finns det en annan lösning.

Tillägget IF Formula Builder för Google Sheets erbjuder ett visuellt sätt att skapa IF-satser. Verktyget hanterar syntax, extra funktioner och alla nödvändiga tecken åt dig.

Allt du behöver göra är att:

• Fyll i blankraderna med dina poster en efter en. Ingen särskild behandling för datum, tid etc. Ange dem som du alltid gör och tilläggsmodulen känner igen datatypen.
• välja nödvändiga jämförelseoperatörer från de föreslagna rullgardinslistorna.
• Vid behov kan du lägga till flera logiska uttryck med ett klick: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Som du kan se får varje logiskt uttryck en egen rad. Samma sak gäller för sant/falsk-resultat. Detta minskar drastiskt antalet möjliga förväxlingar i formeln.

När du fyller i allting kommer formeln att växa fram i förhandsgranskningsområdet högst upp i fönstret. Till vänster kan du välja en cell i arket där du vill ha formeln.

När du är klar klistrar du in formeln i den aktuella cellen genom att klicka på knappen Infoga formel längst ner.

Besök onlinehandledningen för IF Formula Builder för att se alla alternativ beskrivna i detalj.

Jag hoppas att det inte finns något tvivel om att IF-funktionen, även om den vid första anblicken är mycket enkel, öppnar dörren till många alternativ för databehandling i Google Sheets. Men om du fortfarande har frågor, ställ dem gärna i kommentarsfältet nedan - vi hjälper dig gärna!