Η συνάρτηση IF στο Google Sheets είναι μία από τις πιο εύκολες συναρτήσεις που μαθαίνονται, και ενώ αυτό ισχύει, είναι επίσης πολύ χρήσιμη.

Σε αυτό το σεμινάριο, σας προσκαλώ να ρίξετε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς λειτουργεί η λειτουργία IF του Google Spreadsheet και ποια πλεονεκτήματα θα έχετε από τη χρήση της.

Τι είναι η συνάρτηση IF στο Google Sheets;

Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση IF, δημιουργείτε ένα δέντρο αποφάσεων στο οποίο ακολουθείται μια συγκεκριμένη ενέργεια υπό μια συνθήκη, και αν η συνθήκη αυτή δεν ικανοποιείται - ακολουθεί μια άλλη ενέργεια.

Για το σκοπό αυτό, η συνθήκη της συνάρτησης πρέπει να έχει τη μορφή εναλλακτικής ερώτησης με δύο μόνο δυνατές απαντήσεις: "ναι" και "όχι".

Έτσι μπορεί να μοιάζει ένα δέντρο αποφάσεων:

Έτσι, η συνάρτηση IF σας επιτρέπει να θέσετε μια ερώτηση και να υποδείξετε δύο εναλλακτικές ενέργειες ανάλογα με την απάντηση που θα λάβετε. Αυτή η ερώτηση και οι εναλλακτικές ενέργειες είναι γνωστά ως τρία ορίσματα της συνάρτησης.

Σύνταξη της συνάρτησης IF στο Google Sheets

Η σύνταξη της συνάρτησης IF και τα ορίσματά της έχουν ως εξής:

• λογική_έκφραση - (απαιτείται) μια τιμή ή μια λογική έκφραση που ελέγχεται για να διαπιστωθεί αν είναι ΑΛΗΘΗΣ ή ΛΑΘΟΣ.
• value_if_true - (απαιτείται) η λειτουργία που εκτελείται εάν η δοκιμή είναι TRUE.
• value_if_false - (προαιρετικό) η λειτουργία που εκτελείται εάν η δοκιμή είναι FALSE.

Ας εξερευνήσουμε τα ορίσματα της συνάρτησης IF με περισσότερες λεπτομέρειες.

Το πρώτο όρισμα αντιπροσωπεύει μια λογική ερώτηση. Το Google Sheets απαντά σε αυτή την ερώτηση είτε με "ναι" είτε με "όχι", δηλαδή με "αληθές" ή "ψευδές".

Πώς να διατυπώσετε σωστά την ερώτηση, μπορεί να αναρωτιέστε; Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να γράψετε μια λογική έκφραση χρησιμοποιώντας τέτοια χρήσιμα σύμβολα (ή τελεστές σύγκρισης) όπως "=", ">", "=", "<=", "". Ας προσπαθήσουμε να θέσουμε μαζί μια τέτοια ερώτηση.

Χρήση της συνάρτησης IF

Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε εταιρεία που πουλάει σοκολάτα σε διάφορες καταναλωτικές περιοχές με πολλούς πελάτες.

Έτσι μπορεί να μοιάζουν τα δεδομένα των πωλήσεών σας στο Google Sheets:

Φανταστείτε ότι πρέπει να διαχωρίσετε τις πωλήσεις που πραγματοποιούνται στις τοπικές σας περιοχές από εκείνες που προέρχονται από το εξωτερικό. Για να το πετύχετε αυτό, θα πρέπει να προσθέσετε ένα ακόμη περιγραφικό πεδίο για κάθε πώληση - μια χώρα στην οποία πραγματοποιήθηκαν οι πωλήσεις. Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλά δεδομένα, θα πρέπει αυτό το πεδίο περιγραφής να δημιουργείται αυτόματα για κάθε καταχώρηση.

Και εδώ είναι που μπαίνει στο παιχνίδι η συνάρτηση IF. Ας προσθέσουμε τη στήλη "Χώρα" στον πίνακα δεδομένων. Η περιοχή "Δύση" αντιπροσωπεύει τις τοπικές πωλήσεις (Η χώρα μας), ενώ οι υπόλοιπες είναι οι πωλήσεις από το εξωτερικό (Υπόλοιπος κόσμος).

Πώς να γράψετε σωστά τη συνάρτηση;

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο F2 για να κάνετε το κελί ενεργό και πληκτρολογήστε το σύμβολο της ισότητας (=). Το Google Sheets θα καταλάβει αμέσως ότι πρόκειται να εισαγάγετε έναν τύπο. Γι' αυτό αμέσως μετά την πληκτρολόγηση του γράμματος "i" θα σας ζητήσει να επιλέξετε μια συνάρτηση που αρχίζει με το ίδιο γράμμα. Και θα πρέπει να επιλέξετε "IF".

Μετά από αυτό, όλες οι ενέργειές σας θα συνοδεύονται επίσης από υποδείξεις.

Για το πρώτο όρισμα της συνάρτησης IF, πληκτρολογήστε B2="West" Όπως και με τις άλλες συναρτήσεις του Google Sheets, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε τη διεύθυνση του κελιού χειροκίνητα - αρκεί ένα κλικ του ποντικιού. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε κόμμα (,) και καθορίστε το δεύτερο όρισμα.

Το δεύτερο όρισμα είναι μια τιμή που θα επιστρέψει η F2 αν ικανοποιηθεί η συνθήκη. Στην περίπτωση αυτή, θα είναι το κείμενο "Η χώρα μας".

Και πάλι, μετά το κόμμα, γράψτε την τιμή του 3ου ορίσματος. Το F2 θα επιστρέψει αυτή την τιμή αν δεν ικανοποιείται η συνθήκη: "Rest of the World". Μην ξεχάσετε να ολοκληρώσετε την εισαγωγή του τύπου σας κλείνοντας την παρένθεση ")" και πατώντας "Enter".

Ολόκληρος ο τύπος σας θα πρέπει να μοιάζει ως εξής:

=IF(B2="Δύση", "Η χώρα μας", "Υπόλοιπος κόσμος")

Αν όλα είναι σωστά, το F2 θα επιστρέψει το κείμενο "Η χώρα μας":

Τώρα, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε αυτή τη συνάρτηση στη στήλη F.

Συμβουλή. Υπάρχει ένας τρόπος να επεξεργαστείτε ολόκληρη τη στήλη με έναν τύπο. Η συνάρτηση ARRAYFORMULA θα σας βοηθήσει σε αυτό. Χρησιμοποιώντας την στο πρώτο κελί της στήλης, μπορείτε να ελέγξετε όλα τα παρακάτω κελιά ως προς την ίδια συνθήκη και να επιστρέψετε το αντίστοιχο αποτέλεσμα σε κάθε γραμμή ταυτόχρονα:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="West", "Our Country", "Rest of the World"))

Ας εξετάσουμε τους άλλους τρόπους εργασίας με τη συνάρτηση IF.

Συνάρτηση IF και τιμές κειμένου

Η χρήση της συνάρτησης IF με ένα κείμενο έχει ήδη παρουσιαστεί στο παραπάνω παράδειγμα.

Σημείωση: Εάν το κείμενο χρησιμοποιείται ως όρισμα, τότε πρέπει να περιβάλλεται από διπλά εισαγωγικά.

Λειτουργία IF και αριθμητικές τιμές

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς για τα επιχειρήματα όπως ακριβώς κάνατε και με το κείμενο.

Ωστόσο, αυτό που είναι πολύ σημαντικό εδώ είναι ότι η συνάρτηση IF καθιστά δυνατή όχι μόνο τη συμπλήρωση κελιών με ορισμένους αριθμούς βάσει των συνθηκών που πληρούνται, αλλά και τον υπολογισμό.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι προσφέρετε στους πελάτες σας διάφορες εκπτώσεις με βάση τη συνολική αξία της αγοράς. Εάν το σύνολο είναι πάνω από 200, τότε ο πελάτης λαμβάνει έκπτωση 10%.

Για το σκοπό αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη στήλη G και να την ονομάσετε "Έκπτωση". Στη συνέχεια, εισάγετε τη συνάρτηση IF στη G2 και το δεύτερο όρισμα θα αντιπροσωπεύεται από τον τύπο που υπολογίζει την έκπτωση:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF κενά/μη κενά

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου το αποτέλεσμά σας εξαρτάται από το αν το κελί είναι κενό ή όχι. Υπάρχουν δύο τρόποι για να το ελέγξετε αυτό:

1. Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση ISBLANK.

   Για παράδειγμα, ο ακόλουθος τύπος ελέγχει αν τα κελιά της στήλης E είναι κενά. Αν ναι, δεν πρέπει να εφαρμοστεί καμία έκπτωση, διαφορετικά, είναι έκπτωση 5%:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Σημείωση. Εάν υπάρχει συμβολοσειρά μηδενικού μήκους σε ένα κελί (που επιστρέφεται από κάποιον τύπο), η συνάρτηση ISBLANK θα δώσει το αποτέλεσμα FALSE.

   Ακολουθεί ένας άλλος τύπος για να ελέγξετε αν το E2 είναι κενό:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Μπορείτε να αντιστρέψετε τον τύπο αντίστροφα και να δείτε αν τα κελιά δεν είναι κενά:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Χρησιμοποιήστε τυπικούς τελεστές σύγκρισης με ένα ζεύγος διπλών εισαγωγικών:

   Σημείωση. Η μέθοδος αυτή λαμβάνει υπόψη συμβολοσειρές μηδενικού μήκους (υποδεικνύονται με διπλά εισαγωγικά) ως κενά κελιά.

   =IF(E2="",0,0.05) - ελέγξτε αν το E2 είναι κενό

   =IF(E2"",0,0.05) - ελέγξτε αν το E2 δεν είναι άδειο.

   Συμβουλή. Με παρόμοιο τρόπο, χρησιμοποιήστε διπλά εισαγωγικά ως όρισμα για να επιστρέψετε ένα κενό κελί από τον τύπο:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF σε συνδυασμό με άλλες λειτουργίες

Όπως έχετε ήδη μάθει, το κείμενο, οι αριθμοί και οι τύποι μπορούν να λειτουργήσουν ως ορίσματα της συνάρτησης IF. Ωστόσο, και άλλες συναρτήσεις μπορούν να παίξουν αυτόν τον ρόλο. Ας δούμε πώς λειτουργεί.

Φύλλα Google IF OR

Θυμάστε τον πρώτο τρόπο με τον οποίο ανακαλύψατε τη χώρα στην οποία πουλάτε σοκολάτα; Ελέγξατε αν η Β2 περιείχε "West".

Ωστόσο, μπορείτε να κατασκευάσετε τη λογική αντίστροφα: απαριθμήστε όλες τις πιθανές περιοχές που ανήκουν στον "υπόλοιπο κόσμο" και ελέγξτε αν τουλάχιστον ένα από αυτά Η συνάρτηση OR στο πρώτο όρισμα θα σας βοηθήσει να το κάνετε αυτό:

• λογική_έκφραση1 - (υποχρεωτικό) η πρώτη λογική τιμή για την οποία θα γίνει έλεγχος.
• λογική_έκφραση2 - (προαιρετικό) η επόμενη λογική τιμή για την οποία θα γίνει έλεγχος.
• και ούτω καθεξής.

Όπως μπορείτε να δείτε, απλά εισάγετε όσες λογικές εκφράσεις θέλετε να ελέγξετε και η συνάρτηση ψάχνει αν μία από αυτές είναι αληθής.

Για να εφαρμόσετε αυτή τη γνώση στον πίνακα με τις πωλήσεις, αναφέρετε όλες τις περιοχές που ανήκουν στις πωλήσεις στο εξωτερικό και οι υπόλοιπες πωλήσεις θα γίνουν αυτόματα τοπικές:

=IF(OR(B2="East",B2="South"), "Rest of the World", "Our Country")

Φύλλα Google IF AND

Η συνάρτηση AND είναι εξίσου απλή. Η μόνη διαφορά είναι ότι ελέγχει αν όλες οι παρατιθέμενες λογικές εκφράσεις είναι αληθείς:

Π.χ. πρέπει να περιορίσετε την αναζήτηση στην πόλη σας και γνωρίζετε ότι αυτή αγοράζει σήμερα μόνο φουντούκια. Επομένως, υπάρχουν δύο προϋποθέσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη: περιοχή - "Δύση" και προϊόν - "Φουντούκι σοκολάτας":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"), "Our Country", "Rest of the World")

Ενσωματωμένος τύπος IF vs. συνάρτηση IFS για τα φύλλα Google

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ίδια τη συνάρτηση IF ως όρισμα για τη μεγαλύτερη συνάρτηση IF.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε θέσει αυστηρότερους όρους έκπτωσης για τους πελάτες σας. Εάν η συνολική αγορά είναι πάνω από 200 μονάδες, λαμβάνουν έκπτωση 10%- εάν η συνολική αγορά είναι μεταξύ 100 και 199, η έκπτωση είναι 5%. Εάν η συνολική αγορά είναι μικρότερη από 100, δεν υπάρχει καμία απολύτως έκπτωση.

Ο ακόλουθος τύπος δείχνει πώς θα φαίνεται η συνάρτηση στο κελί G2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Σημειώστε ότι πρόκειται για μια άλλη συνάρτηση IF που χρησιμοποιείται ως δεύτερο όρισμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το δέντρο απόφασης έχει ως εξής:

Ας το κάνουμε ακόμα πιο διασκεδαστικό και ας περιπλέξουμε το έργο. Φανταστείτε ότι προσφέρετε την μειωμένη τιμή μόνο σε μια περιοχή - την "Ανατολή".

Για να γίνει αυτό σωστά, προσθέστε τη λογική έκφραση "AND" στη συνάρτησή μας. Ο τύπος τότε θα έχει την ακόλουθη μορφή:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Όπως μπορείτε να δείτε, ο αριθμός των εκπτώσεων έχει μειωθεί σημαντικά, ενώ το ύψος τους παραμένει άθικτο.

Υπάρχει επίσης ένας ευκολότερος τρόπος να γράψετε τα παραπάνω χάρη στη συνάρτηση IFS:

• condition1 - (απαιτείται) είναι η λογική έκφραση που θέλετε να ελέγξετε.
• value1 - (απαιτείται) είναι η τιμή που επιστρέφεται εάν η συνθήκη1 είναι αληθής.
• και στη συνέχεια απλά απαριθμείτε τις συνθήκες με τις τιμές τους για να επιστρέψετε εάν είναι αληθείς.

Ιδού πώς θα φαίνεται ο παραπάνω τύπος με το IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Συμβουλή. Εάν δεν υπάρχει αληθής συνθήκη, ο τύπος θα επιστρέψει το σφάλμα #N/A. Για να το αποφύγετε αυτό, περιτυλίξτε τον τύπο σας με IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH ως εναλλακτική λύση για πολλαπλές IF

Υπάρχει μια ακόμη συνάρτηση που ίσως θέλετε να εξετάσετε αντί για το εμφωλευμένο IF: το Google Sheets SWITCH.

Ελέγχει αν η έκφρασή σας αντιστοιχεί σε μια λίστα περιπτώσεων, μία προς μία. Όταν ναι, η συνάρτηση επιστρέφει μια αντίστοιχη τιμή.

• έκφραση είναι οποιαδήποτε αναφορά κελιού, ή μια σειρά κελιών, ή ακόμα και μια πραγματική μαθηματική έκφραση, ή ακόμα και ένα κείμενο που θα θέλατε να εξισωθεί με τις περιπτώσεις σας (ή να ελεγχθεί με τα κριτήρια).
• case1 είναι το πρώτο σας κριτήριο για τον έλεγχο της έκφρασης. Απαιτείται.
• value1 είναι μια εγγραφή που επιστρέφεται αν η case1 Το κριτήριο είναι το ίδιο με την έκφρασή σας.
• case2, value2 επαναλάβετε τόσες φορές όσα είναι τα κριτήρια που πρέπει να ελέγξετε και οι τιμές που πρέπει να επιστρέψετε. Προαιρετικά.
• προεπιλογή είναι επίσης εντελώς προαιρετικό. Χρησιμοποιήστε το για να δείτε μια συγκεκριμένη εγγραφή αν δεν ικανοποιείται καμία από τις περιπτώσεις. Θα συνιστούσα να το χρησιμοποιείτε κάθε φορά για να αποφύγετε σφάλματα όταν η έκφρασή σας δεν συναντά αντιστοιχίες μεταξύ όλων των περιπτώσεων.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα.

Προς ελέγξτε τα κύτταρά σας σε σχέση με ένα κείμενο , χρησιμοποιήστε σειρές ως έκφραση:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69, "West", "Our Country", "Rest of the World"))

Σε αυτόν τον τύπο, η SWITCH ελέγχει ποια εγγραφή υπάρχει σε κάθε κελί της στήλης Β. Αν είναι Δύση , ο τύπος λέει Η χώρα μας , διαφορετικά, Υπόλοιπος κόσμος . Η ArrayFormula καθιστά δυνατή την επεξεργασία ολόκληρης της στήλης ταυτόχρονα.

Προς εργασία με υπολογισμούς , είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε μια boolean έκφραση:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Εδώ το SWITCH ελέγχει αν το αποτέλεσμα της εξίσωσης είναι ΑΛΗΘΙΝΟ ή FALSE . όταν είναι ΑΛΗΘΙΝΟ (όπως αν E2 είναι πραγματικά μεγαλύτερη από 200 ), λαμβάνω ένα αντίστοιχο αποτέλεσμα. Εάν καμία από τις περιπτώσεις της λίστας δεν είναι ΑΛΗΘΙΝΟ (που σημαίνει ότι είναι FALSE ), ο τύπος απλά επιστρέφει 0.

Σημείωση. Η SWITCH δεν ξέρει πώς να υπολογίζει ολόκληρο το εύρος με τη μία, οπότε δεν υπάρχει ARRAYFORMULA σε αυτή την περίπτωση.

Δηλώσεις IF με βάση μια καταμέτρηση

Μια από τις ερωτήσεις που μας κάνουν συχνά είναι πώς να δημιουργήσουμε τον τύπο IF που θα επιστρέφει ό,τι χρειάζεστε αν η στήλη περιέχει ή δεν περιέχει μια συγκεκριμένη εγγραφή.

Για παράδειγμα, ελέγξτε αν το όνομα ενός πελάτη εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές σε μια λίστα (στήλη Α) και βάλτε την αντίστοιχη λέξη (ναι/όχι) σε ένα κελί.

Η λύση είναι απλούστερη από ό,τι νομίζετε. Πρέπει να εισαγάγετε τη συνάρτηση COUNTIF στην IF σας:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1, "ναι", "όχι")

Κάντε το Google Sheets να φτιάχνει τύπους IF για εσάς - IF Formula Builder add-on

Αν έχετε κουραστεί να παρακολουθείτε όλους αυτούς τους επιπλέον χαρακτήρες και τη σωστή σύνταξη στους τύπους, υπάρχει άλλη μια διαθέσιμη λύση.

Το πρόσθετο IF Formula Builder για το Google Sheets προσφέρει έναν οπτικό τρόπο δημιουργίας δηλώσεων IF. Το εργαλείο θα χειριστεί τη σύνταξη, τις πρόσθετες συναρτήσεις και όλους τους απαιτούμενους χαρακτήρες για εσάς.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι:

• Συμπληρώστε τα κενά με τις εγγραφές σας μία προς μία. Δεν υπάρχει ειδική μεταχείριση για ημερομηνίες, ώρες κ.λπ. Εισάγετε τα όπως κάνετε πάντα και το πρόσθετο θα αναγνωρίσει τον τύπο δεδομένων.
• επιλέξτε τους απαιτούμενους τελεστές σύγκρισης από τις προτεινόμενες αναπτυσσόμενες λίστες.
• αν χρειάζεται, προσθέστε πολλαπλές λογικές εκφράσεις με ένα κλικ: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Όπως μπορείτε να δείτε, κάθε λογική έκφραση καταλαμβάνει τη δική της γραμμή. Το ίδιο ισχύει και για τα αποτελέσματα αληθές/ψευδές. Αυτό μειώνει δραστικά τον αριθμό των πιθανών συγχύσεων πάνω στον τύπο.

Καθώς συμπληρώνετε τα πάντα, ο προς χρήση τύπος θα μεγαλώνει στην περιοχή προεπισκόπησης στο επάνω μέρος του παραθύρου. Στα αριστερά του, μπορείτε να επιλέξετε ένα κελί στο φύλλο σας όπου θα θέλατε να έχετε τον τύπο.

Όταν είστε έτοιμοι, επικολλήστε τον τύπο στο κελί που σας ενδιαφέρει κάνοντας κλικ στο κουμπί Εισαγωγή τύπου στο κάτω μέρος.

Παρακαλούμε επισκεφθείτε το online σεμινάριο για το IF Formula Builder για να δείτε όλες τις επιλογές που περιγράφονται λεπτομερώς.

Ελπίζω να μην υπάρχει πλέον κανένα περιθώριο αμφιβολίας ότι η συνάρτηση IF, αν και πολύ απλή με την πρώτη ματιά, ανοίγει την πόρτα σε πολλές επιλογές για την επεξεργασία δεδομένων στο Google Sheets. Αλλά αν εξακολουθείτε να έχετε απορίες, μη διστάσετε να τις θέσετε στα σχόλια παρακάτω - θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε!