Σε αυτό το σεμινάριο, θα βρείτε μια χούφτα παραδείγματα προηγμένων τύπων που δείχνουν πώς να χρησιμοποιείτε τις συναρτήσεις VLOOKUP και SUM ή SUMIF του Excel για να αναζητήσετε και να αθροίσετε τιμές με βάση ένα ή περισσότερα κριτήρια.

Προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα συνοπτικό αρχείο στο Excel που θα εντοπίζει όλες τις περιπτώσεις μιας συγκεκριμένης τιμής και στη συνέχεια θα αθροίζει άλλες τιμές που σχετίζονται με αυτές τις περιπτώσεις; Ή, μήπως πρέπει να βρείτε όλες τις τιμές σε έναν πίνακα που πληρούν τη συνθήκη που καθορίζετε και στη συνέχεια να αθροίσετε τις σχετικές τιμές από ένα άλλο φύλλο εργασίας; Ή μήπως αντιμετωπίζετε μια πιο συγκεκριμένη πρόκληση, όπως να κοιτάξετε μέσα από έναν πίνακα μετα τιμολόγια της εταιρείας σας, εντοπίζοντας όλα τα τιμολόγια ενός συγκεκριμένου προμηθευτή και, στη συνέχεια, αθροίζοντας όλες τις αξίες των τιμολογίων;

Οι εργασίες μπορεί να διαφέρουν, αλλά η ουσία είναι η ίδια - θέλετε να αναζητήσετε και να αθροίσετε τιμές με ένα ή περισσότερα κριτήρια στο Excel. Τι είδους τιμές; Οποιεσδήποτε αριθμητικές τιμές. Τι είδους κριτήρια; Οποιαδήποτε : ) Ξεκινώντας από έναν αριθμό ή αναφορά σε ένα κελί που περιέχει τη σωστή τιμή και καταλήγοντας σε λογικούς τελεστές και αποτελέσματα που επιστρέφονται από τύπους του Excel.

Διαθέτει, λοιπόν, το Microsoft Excel κάποια λειτουργία που μπορεί να βοηθήσει στις παραπάνω εργασίες; Φυσικά και διαθέτει! Μπορείτε να βρείτε μια λύση συνδυάζοντας τις συναρτήσεις VLOOKUP ή LOOKUP του Excel με τις συναρτήσεις SUM ή SUMIF. Τα παραδείγματα τύπων που ακολουθούν παρακάτω θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε πώς λειτουργούν αυτές οι συναρτήσεις του Excel και πώς να τις εφαρμόσετε σε πραγματικά δεδομένα.

Σημειώστε ότι πρόκειται για παραδείγματα για προχωρημένους που προϋποθέτουν ότι είστε εξοικειωμένοι με τις γενικές αρχές και τη σύνταξη της συνάρτησης VLOOKUP. Αν όχι, το πρώτο μέρος του σεμιναρίου VLOOKUP για αρχάριους αξίζει σίγουρα την προσοχή σας - Σύνταξη και γενικές χρήσεις της συνάρτησης VLOOKUP του Excel.

Excel VLOOKUP και SUM - βρείτε το άθροισμα των τιμών που ταιριάζουν

Εάν εργάζεστε με αριθμητικά δεδομένα στο Excel, αρκετά συχνά δεν πρέπει απλώς να εξάγετε σχετικές τιμές από έναν άλλο πίνακα, αλλά και να αθροίσετε αριθμούς σε διάφορες στήλες ή γραμμές. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό των συναρτήσεων SUM και VLOOKUP, όπως παρουσιάζεται παρακάτω.

Πηγαία στοιχεία:

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα προϊόντων με στοιχεία πωλήσεων για διάφορους μήνες, μια στήλη για κάθε μήνα. Τα δεδομένα της πηγής βρίσκονται στο φύλλο με όνομα Μηνιαίες πωλήσεις :

Τώρα, θέλετε να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα με τις συνολικές πωλήσεις για κάθε προϊόν.

Η λύση είναι να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα στην 3η παράμετρο ( col_index_num ) της συνάρτησης VLOOKUP του Excel. Ακολουθεί ένας γενικός τύπος:

Όπως βλέπετε, χρησιμοποιούμε μια σταθερά πίνακα στο τρίτο όρισμα για να εκτελέσουμε διάφορες αναζητήσεις εντός του ίδιου τύπου VLOOKUP προκειμένου να λάβουμε το άθροισμα των τιμών στις στήλες 2,3 και 4.

Και τώρα, ας προσαρμόσουμε αυτόν τον συνδυασμό των συναρτήσεων VLOOKUP και SUM για τα δεδομένα μας ώστε να βρούμε το σύνολο των πωλήσεων στις στήλες B - M του παραπάνω πίνακα:

=SUM(VLOOKUP(B2, 'Μηνιαίες πωλήσεις'! $A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13}, FALSE))

Σημαντικό! Δεδομένου ότι δημιουργείτε έναν τύπο πίνακα, φροντίστε να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter αντί για ένα απλό Enter όταν τελειώσετε την πληκτρολόγηση. Όταν το κάνετε αυτό, το Microsoft Excel περικλείει τον τύπο σας σε καμπύλες αγκύλες, όπως παρακάτω:

{=SUM(VLOOKUP(B2, 'Μηνιαίες πωλήσεις'!$A$2:$M$9, {2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13}, FALSE))}

Εάν πατήσετε το Εισάγετε το κλειδί ως συνήθως, μόνο η πρώτη τιμή του πίνακα θα επεξεργαστεί, γεγονός που θα παράγει λανθασμένα αποτελέσματα.

Συμβουλή. Μπορεί να είστε περίεργοι γιατί ο τύπος εμφανίζει [@Product] ως τιμή αναζήτησης στο παραπάνω στιγμιότυπο. Αυτό συμβαίνει επειδή μετέτρεψα τα δεδομένα μου σε πίνακα ( Εισαγωγή tab>, Πίνακας ). Θεωρώ πολύ βολικό να εργάζομαι με πλήρως λειτουργικούς πίνακες του Excel και τις δομημένες αναφορές τους. Για παράδειγμα, όταν πληκτρολογείτε έναν τύπο σε ένα κελί, το Excel τον αντιγράφει αυτόματα σε ολόκληρη τη στήλη και με αυτόν τον τρόπο εξοικονομείτε μερικά πολύτιμα δευτερόλεπτα :)

Όπως βλέπετε, η χρήση των συναρτήσεων VLOOKUP και SUM στο Excel είναι εύκολη. Ωστόσο, αυτή δεν είναι η ιδανική λύση, ειδικά αν εργάζεστε με μεγάλους πίνακες. Το θέμα είναι ότι η χρήση τύπων συστοιχιών μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την απόδοση του βιβλίου εργασίας, καθώς κάθε τιμή στη συστοιχία πραγματοποιεί ξεχωριστή κλήση της συνάρτησης VLOOKUP. Έτσι, όσο περισσότερες τιμές έχετε στη συστοιχία και όσο περισσότερους τύπους συστοιχιών έχετε σετο βιβλίο εργασίας σας, τόσο πιο αργά λειτουργεί το Excel.

Μπορείτε να παρακάμψετε αυτό το πρόβλημα χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό των συναρτήσεων INDEX και MATCH αντί των SUM και VLOOKUP, και θα σας δείξω μερικά παραδείγματα τύπων στο επόμενο άρθρο.

Κατεβάστε αυτό το δείγμα VLOOKUP και SUM

Πώς να εκτελέσετε άλλους υπολογισμούς με τη συνάρτηση VLOOKUP του Excel

Πριν από λίγο συζητήσαμε ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να εξαγάγετε τιμές από διάφορες στήλες του πίνακα αναζήτησης και να υπολογίσετε το άθροισμα αυτών των τιμών. Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να εκτελέσετε άλλους μαθηματικούς υπολογισμούς με τα αποτελέσματα που επιστρέφει η συνάρτηση VLOOKUP. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα τύπων:

Σημείωση. Δεδομένου ότι όλοι οι παραπάνω τύποι είναι τύποι συστοιχίας, θυμηθείτε να πατήσετε Ctrl+Shift+Enter για να τους εισαγάγετε σωστά σε ένα κελί.

Αν προσθέσουμε τους παραπάνω τύπους στον πίνακα "Συγκεντρωτικές πωλήσεις" από το προηγούμενο παράδειγμα, το αποτέλεσμα θα μοιάζει με αυτό:

Κατεβάστε αυτό το δείγμα υπολογισμών VLOOKUP

LOOKUP AND SUM - αναζήτηση σε πίνακα και άθροισμα των τιμών που ταιριάζουν

Σε περίπτωση που η παράμετρος αναζήτησης είναι ένας πίνακας και όχι μια μεμονωμένη τιμή, η συνάρτηση VLOOKUP δεν έχει καμία χρησιμότητα, επειδή δεν μπορεί να κάνει αναζήτηση σε πίνακες δεδομένων. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση LOOKUP του Excel, η οποία είναι ανάλογη της VLOOKUP, αλλά λειτουργεί με πίνακες καθώς και με μεμονωμένες τιμές.

Ας εξετάσουμε το ακόλουθο παράδειγμα, ώστε να καταλάβετε καλύτερα τι εννοώ. Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα που απαριθμεί τα ονόματα των πελατών, τα προϊόντα που αγοράσατε και την ποσότητα ( Κύριο τραπέζι ). Έχετε επίσης έναν δεύτερο πίνακα που περιέχει τις τιμές των προϊόντων ( Πίνακας αναζήτησης ). Ο στόχος σας είναι να φτιάξετε έναν τύπο που να βρίσκει το σύνολο όλων των παραγγελιών που έκανε ένας συγκεκριμένος πελάτης.

Όπως θυμάστε, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP του Excel, δεδομένου ότι έχετε πολλαπλές περιπτώσεις της τιμής αναζήτησης (πίνακας δεδομένων). Αντ' αυτού, χρησιμοποιείτε έναν συνδυασμό των συναρτήσεων SUM και LOOKUP, όπως παρακάτω:

=SUM(LOOKUP($C$2:$C$10,'Lookup table'!$A$2:$A$16,'Lookup table'!$B$2:$B$16)*$D$2:$D$10*($B$2:$B$10=$G$1))

Δεδομένου ότι πρόκειται για τύπο πίνακα, θυμηθείτε να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter για να τον ολοκληρώσετε.

Και τώρα, ας αναλύσουμε τα συστατικά του τύπου, ώστε να καταλάβετε πώς λειτουργεί κάθε μία από τις συναρτήσεις και να μπορείτε να την προσαρμόσετε στα δικά σας δεδομένα.

Θα αφήσουμε για λίγο στην άκρη τη συνάρτηση SUM, επειδή ο σκοπός της είναι προφανής, και θα επικεντρωθούμε στα 3 στοιχεία που πολλαπλασιάζονται:

1. LOOKUP($C$2:$C$10,'Πίνακας αναζήτησης'!$A$2:$A$16,'Πίνακας αναζήτησης'!$B$2:$B$16)

   Αυτή η συνάρτηση LOOKUP αναζητά τα αγαθά που παρατίθενται στη στήλη C του κύριου πίνακα και επιστρέφει την αντίστοιχη τιμή από τη στήλη B του πίνακα αναζήτησης.

2. $D$2:$D$10

   Αυτό το στοιχείο επιστρέφει την ποσότητα κάθε προϊόντος που αγοράστηκε από κάθε πελάτη, η οποία παρατίθεται στη στήλη D του κύριου πίνακα. Πολλαπλασιασμένη με την τιμή, η οποία επιστρέφεται από την παραπάνω συνάρτηση LOOKUP, σας δίνει το κόστος κάθε αγορασθέντος προϊόντος.

3. $B$2:$B$10=$G$1

   Αυτός ο τύπος συγκρίνει τα ονόματα των πελατών στη στήλη B με το όνομα στο κελί G1. Αν βρεθεί αντιστοιχία, επιστρέφει "1", διαφορετικά "0". Τον χρησιμοποιείτε απλά για να "κόψετε" ονόματα πελατών εκτός από το όνομα στο κελί G1, αφού όλοι μας γνωρίζουμε ότι κάθε αριθμός πολλαπλασιασμένος με το μηδέν είναι μηδέν.

Επειδή ο τύπος μας είναι ένας τύπος πίνακα επαναλαμβάνει τη διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω για κάθε τιμή στον πίνακα αναζήτησης. Και τέλος, η συνάρτηση SUM αθροίζει τα γινόμενα όλων των πολλαπλασιασμών. Τίποτα απολύτως δύσκολο, έτσι δεν είναι;

Σημείωση: Για να λειτουργήσει σωστά ο τύπος LOOKUP πρέπει να ταξινομήσετε τη στήλη lookup στον πίνακα Lookup με αύξουσα σειρά (από το Α έως το Ω). Αν η ταξινόμηση δεν είναι αποδεκτή στα δεδομένα σας, δείτε έναν φοβερό τύπο SUM / TRANSPOSE που πρότεινε ο Leo.

Κατεβάστε αυτό το δείγμα LOOKUP και SUM

VLOOKUP και SUMIF - αναζητήστε &- αθροίστε τιμές με κριτήρια

Η συνάρτηση SUMIF του Excel είναι παρόμοια με τη συνάρτηση SUM που μόλις συζητήσαμε, καθώς αθροίζει επίσης τιμές. Η διαφορά είναι ότι η συνάρτηση SUMIF αθροίζει μόνο τις τιμές που πληρούν τα κριτήρια που καθορίζετε. Για παράδειγμα, ο απλούστερος τύπος SUMIF =SUMIF(A2:A10,">10") προσθέτει τις τιμές στα κελιά A2 έως A10 που είναι μεγαλύτερες από 10.

Αυτό είναι πολύ εύκολο, σωστά; Και τώρα ας εξετάσουμε ένα λίγο πιο σύνθετο σενάριο. Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα που απαριθμεί τα ονόματα και τους αριθμούς ταυτότητας των πωλητών ( Lookup_table ). Έχετε έναν άλλο πίνακα που περιέχει τα ίδια αναγνωριστικά και τα σχετικά στοιχεία πωλήσεων ( Main_table ). Ο στόχος σας είναι να βρείτε το σύνολο των πωλήσεων που πραγματοποιήθηκαν από ένα συγκεκριμένο άτομο με βάση το αναγνωριστικό του. Σε αυτό, υπάρχουν 2 παράγοντες που περιπλέκουν την κατάσταση:

• Ο πίνακας αλληλογραφίας περιέχει πολλαπλές καταχωρήσεις για το ίδιο αναγνωριστικό με τυχαία σειρά.
• Δεν μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη "Ονόματα πωλητών" στον κύριο πίνακα.

Και τώρα, ας φτιάξουμε έναν τύπο που, πρώτον, βρίσκει όλες τις πωλήσεις που έγιναν από ένα συγκεκριμένο άτομο και, δεύτερον, αθροίζει τις τιμές που βρέθηκαν.

Πριν ξεκινήσουμε τον τύπο, επιτρέψτε μου να σας υπενθυμίσω τη σύνταξη της συνάρτησης SUMIF:

• εύρος - αυτή η παράμετρος είναι αυτονόητη, απλά μια σειρά κελιών που θέλετε να αξιολογήσετε με βάση τα καθορισμένα κριτήρια.
• κριτήρια - η συνθήκη που λέει στον τύπο ποιες τιμές θα αθροιστούν. Μπορεί να παρέχεται με τη μορφή αριθμού, αναφοράς κελιού, έκφρασης ή άλλης συνάρτησης του Excel.
• sum_range - αυτή η παράμετρος είναι προαιρετική, αλλά πολύ σημαντική για εμάς. Καθορίζει την περιοχή στην οποία θα προστεθούν οι τιμές των αντίστοιχων κελιών. Εάν παραλειφθεί, το Excel αθροίζει τις τιμές των κελιών που καθορίζονται στο όρισμα range (1η παράμετρος).

Έχοντας κατά νου τις παραπάνω πληροφορίες, ας ορίσουμε τις 3 παραμέτρους για τη συνάρτηση SUMIF. Όπως θυμάστε, θέλουμε να αθροίσουμε όλες τις πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν από ένα συγκεκριμένο άτομο του οποίου το όνομα έχει εισαχθεί στο κελί F2 του κύριου πίνακα (δείτε την εικόνα παραπάνω).

1. Εύρος - δεδομένου ότι κάνουμε αναζήτηση με βάση το αναγνωριστικό του πωλητή, το εύρος παράμετρος για τη συνάρτησή μας SUMIF είναι η στήλη B του κύριου πίνακα. Έτσι, μπορείτε να εισαγάγετε το εύρος B:B, ή αν μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα της στήλης αντί αυτού: Main_table[ID]
2. Κριτήρια - επειδή έχουμε τα ονόματα των πωλητών σε έναν άλλο πίνακα (πίνακας αναζήτησης), πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τον τύπο VLOOKUP για να βρούμε το αναγνωριστικό που αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Το όνομα του ατόμου είναι γραμμένο στο κελί F2 του κύριου πίνακα, οπότε το αναζητούμε χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο: VLOOKUP($F$2,Lookup_table,2,FALSE)

   Φυσικά, θα μπορούσατε να εισαγάγετε το όνομα στα κριτήρια αναζήτησης της συνάρτησης VLOOKUP, αλλά η χρήση μιας απόλυτης αναφοράς κελιού είναι μια καλύτερη προσέγγιση, επειδή έτσι δημιουργείται ένας καθολικός τύπος που λειτουργεί για κάθε όνομα που εισάγεται σε ένα δεδομένο κελί.

3. Εύρος αθροίσματος - Δεδομένου ότι οι αριθμοί των πωλήσεών μας βρίσκονται στη στήλη Γ με την ονομασία "Πωλήσεις", απλά βάζουμε Main_table[Πωλήσεις] .

   Τώρα, το μόνο που χρειάζεται είναι να συναρμολογήσετε τα μέρη του τύπου και ο τύπος SUMIF + VLOOKUP είναι έτοιμος:

   =SUMIF(Main_table[ID], VLOOKUP($F$2, Lookup_table, 2, FALSE), Main_table[Sales])

   

Κατεβάστε αυτό το δείγμα VLOOKUP και SUMIF

Τρόπος χωρίς τύπους για να κάνετε vlookup στο Excel

Τέλος, επιτρέψτε μου να σας παρουσιάσω το εργαλείο που μπορεί να αναζητήσει, να ταιριάξει και να συγχωνεύσει τους πίνακές σας χωρίς συναρτήσεις ή τύπους. Το εργαλείο Συγχώνευση πινάκων που περιλαμβάνεται στο Ultimate Suite for Excel σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε ως μια εναλλακτική λύση για εξοικονόμηση χρόνου και εύκολη στη χρήση των συναρτήσεων VLOOKUP και LOOKUP του Excel και μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο τόσο σε αρχάριους όσο και σε προχωρημένους χρήστες.

Αντί να ψάχνετε για τύπους, απλά καθορίζετε τους κύριους πίνακες και τους πίνακες αναζήτησης, ορίζετε μια κοινή στήλη ή στήλες και λέτε στον οδηγό ποια δεδομένα θέλετε να αντλήσετε.

Στη συνέχεια, επιτρέπετε στον οδηγό να αναζητήσει, να ταιριάξει και να σας παραδώσει τα αποτελέσματα σε λίγα δευτερόλεπτα. Εάν πιστεύετε ότι αυτό το πρόσθετο μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμο στην εργασία σας, είστε ευπρόσδεκτοι να κατεβάσετε μια δοκιμαστική έκδοση χρησιμοποιώντας τον παρακάτω σύνδεσμο.

Διαθέσιμες λήψεις

VLOOKUP με SUM και SUMIF - παραδείγματα τύπων (.xlsx αρχείο)

Ultimate Suite - δοκιμαστική έκδοση (.exe αρχείο)