ٹیوٹوریل دکھاتا ہے کہ ڈیٹا کی صفوں کو متحرک طور پر ترتیب دینے کے لیے SORT فنکشن کو کیسے استعمال کیا جائے۔ آپ Excel میں حروف تہجی کے لحاظ سے ترتیب دینے کا فارمولا سیکھیں گے، نمبروں کو صعودی یا نزولی ترتیب میں ترتیب دیں گے، متعدد کالموں کے حساب سے ترتیب دیں گے، وغیرہ۔

ترتیب کی فعالیت ایک طویل عرصے سے موجود ہے۔ لیکن ایکسل 365 میں متحرک صفوں کے تعارف کے ساتھ، فارمولوں کے ساتھ ترتیب دینے کا ایک حیرت انگیز طور پر آسان طریقہ نظر آیا۔ اس طریقہ کار کی خوبصورتی یہ ہے کہ جب سورس ڈیٹا تبدیل ہوتا ہے تو نتائج خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتے ہیں۔

Excel SORT فنکشن

ایکسل میں SORT فنکشن کسی صف کے مواد کو ترتیب دیتا ہے یا کالموں یا قطاروں کے لحاظ سے، صعودی یا نزولی ترتیب میں۔

SORT کا تعلق ڈائنامک ارے فنکشنز کے گروپ سے ہے۔ نتیجہ ایک متحرک صف ہے جو خود بخود پڑوسی خلیوں میں عمودی یا افقی طور پر پھیل جاتی ہے، ماخذ صف کی شکل پر منحصر ہے۔

SORT فنکشن کا نحو درج ذیل ہے:

کہاں:

Array (ضروری) - قدروں کی ایک صف ہے یا ترتیب دینے کے لیے خلیوں کی ایک رینج ہے۔ یہ کوئی بھی قدریں ہو سکتی ہیں جن میں متن، نمبر، تاریخیں، اوقات وغیرہ شامل ہیں۔

Sort_index (اختیاری) - ایک عدد جو اشارہ کرتا ہے کہ کس کالم یا قطار کو ترتیب دینا ہے۔ اگر چھوڑ دیا جائے تو ڈیفالٹ انڈیکس 1 استعمال کیا جاتا ہے۔

Sort_order (اختیاری) - ترتیب ترتیب کی وضاحت کرتا ہے:

• 1 یا چھوڑ دیا گیا (پہلے سے طے شدہ) - صعودی ترتیب ، یعنی سےفارمولے (.xlsx فائل) سب سے چھوٹی سے سب سے بڑی
• -1 - نزولی ترتیب، یعنی سب سے بڑے سے چھوٹے تک

By_col (اختیاری) - ایک منطقی قدر جو ترتیب دینے کی سمت کی نشاندہی کرتی ہے:

• FALSE یا چھوڑ دیا گیا (پہلے سے طے شدہ) - قطار کے لحاظ سے ترتیب دیں۔ آپ زیادہ تر وقت یہ اختیار استعمال کریں گے۔
• TRUE - کالم کے لحاظ سے ترتیب دیں۔ اس اختیار کو استعمال کریں اگر آپ کا ڈیٹا کالموں میں افقی طور پر ترتیب دیا گیا ہے جیسا کہ اس مثال میں ہے۔

Excel SORT فنکشن - ٹپس اور نوٹس

SORT ایک نیا ڈائنامک ارے فنکشن ہے اور اس طرح اس میں کچھ خصوصیات جن سے آپ کو آگاہ ہونا چاہیے:

• فی الحال SORT فنکشن صرف Microsoft 365 اور Excel 2021 میں دستیاب ہے۔ Excel 2019, Excel 2016 متحرک صف کے فارمولوں کو سپورٹ نہیں کرتے ہیں، اس لیے SORT فنکشن ان ورژنز میں دستیاب نہیں ہے۔
• اگر SORT فارمولے کے ذریعے واپس کی گئی صف حتمی نتیجہ ہے (یعنی کسی دوسرے فنکشن کو منتقل نہیں کی گئی ہے)، Excel متحرک طور پر ایک مناسب سائز کی حد بناتا ہے اور اسے ترتیب شدہ اقدار کے ساتھ آباد کرتا ہے۔ لہذا، یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ہمیشہ کافی خالی سیلز نیچے یا/اور سیل کے دائیں جانب ہوں جہاں آپ فارمولہ درج کرتے ہیں، بصورت دیگر #SPILL کی خرابی واقع ہوتی ہے۔
• ذرائع کے ڈیٹا میں تبدیلی کے ساتھ ہی نتائج متحرک طور پر اپ ڈیٹ ہوتے ہیں۔ تاہم، فارمولے کو فراہم کردہ array نئے اندراجات کو شامل کرنے کے لیے خود بخود توسیع نہیں کرتا ہے جو حوالہ شدہ array سے باہر شامل کیے گئے ہیں۔ اس طرح کے آئٹمز کو شامل کرنے کے لیے، آپ کو یا تو اپنے فارمولے میں array حوالہ اپ ڈیٹ کرنا ہوگا، یاسورس رینج کو ٹیبل میں تبدیل کریں جیسا کہ اس مثال میں دکھایا گیا ہے، یا ایک ڈائنامک نام کی رینج بنائیں۔

بنیادی ایکسل SORT فارمولہ

یہ مثال ایکسل میں ڈیٹا کو چھانٹنے کا بنیادی فارمولا دکھاتی ہے۔ صعودی اور نزولی ترتیب میں۔

فرض کریں کہ آپ کے ڈیٹا کو حروف تہجی کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے جیسا کہ ذیل کے اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔ آپ ڈیٹا کو توڑے یا مکس کیے بغیر کالم B میں نمبروں کو ترتیب دینا چاہتے ہیں۔

صعودی ترتیب میں ترتیب دینے کا فارمولہ

کالم B میں قدروں کو چھوٹے سے بڑے تک ترتیب دینے کے لیے، یہاں استعمال کرنے کا فارمولا ہے:

=SORT(A2:B8, 2, 1)

کہاں:

• A2:B8 سورس اری ہے
• 2 کالم نمبر ہے جس کو ترتیب دینا ہے
• 1 صعودی ترتیب کی ترتیب ہے

چونکہ ہمارا ڈیٹا قطاروں میں ترتیب دیا گیا ہے، اس لیے آخری دلیل کو ڈیفالٹ FALSE میں چھوڑا جا سکتا ہے - قطاروں کے حساب سے ترتیب دیں۔

بس فارمولہ درج کریں کوئی بھی خالی سیل (ہمارے معاملے میں D2)، Enter دبائیں، اور نتائج خود بخود D2:E8 پر پھیل جائیں گے۔

نزولی ترتیب میں ترتیب دینے کا فارمولا

ڈیٹا کو اترتے ہوئے ترتیب دینے کے لیے، یعنی سب سے بڑے سے چھوٹے تک، sort_order دلیل کو -1 پر اس طرح سیٹ کریں:

=SORT(A2:B8, 2, -1)

کے اوپری بائیں سیل میں فارمولہ درج کریں منزل کی حد اور آپ کو یہ نتیجہ ملے گا:

اسی طرح، آپ متن کی قدروں کو الف سے Z تک یا Z سے A تک ترتیب دے سکتے ہیں۔<3

ایف کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں ڈیٹا کو کیسے ترتیب دیا جائے۔ ormula

مندرجہ ذیل مثالیں ایکسل میں SORT فنکشن کے چند عام استعمال کو ظاہر کرتی ہیں۔اور کچھ غیر معمولی۔

Excel بذریعہ کالم SORT

جب آپ Excel میں ڈیٹا کو ترتیب دیتے ہیں تو زیادہ تر آپ قطاروں کی ترتیب کو تبدیل کرتے ہیں۔ لیکن جب آپ کا ڈیٹا افقی طور پر قطاروں کے ساتھ ترتیب دیا جاتا ہے جس میں لیبلز اور کالم شامل ہوتے ہیں، تو آپ کو اوپر سے نیچے کی بجائے بائیں سے دائیں ترتیب دینے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔

ایکسل میں کالم کے لحاظ سے ترتیب دینے کے لیے، <1 سیٹ کریں>by_col استدلال کو TRUE۔ اس صورت میں، sort_index ایک قطار کی نمائندگی کرے گا، کالم کی نہیں۔

مثال کے طور پر، ذیل کے ڈیٹا کو Qty کے حساب سے ترتیب دینے کے لیے۔ سب سے زیادہ سے نیچے تک، یہ فارمولہ استعمال کریں:

=SORT(B1:H2, 2, 1, TRUE)

کہاں:

• B1:H2 ترتیب دینے کے لیے ماخذ ڈیٹا ہے
• 2 ہے ترتیب انڈیکس، چونکہ ہم نمبروں کو دوسری قطار میں چھانٹ رہے ہیں
• -1 نزولی ترتیب کی طرف اشارہ کرتا ہے
• TRUE کا مطلب ہے کالموں کو ترتیب دینا، نہ کہ قطاریں

متعدد کالموں کو مختلف ترتیب میں ترتیب دیں (ملٹی لیول کی ترتیب)

پیچیدہ ڈیٹا ماڈلز کے ساتھ کام کرتے وقت، آپ کو اکثر ملٹی لیول کی ترتیب کی ضرورت پڑسکتی ہے۔ کیا یہ کسی فارمولے سے کیا جا سکتا ہے؟ جی ہاں، آسانی سے! آپ جو کرتے ہیں وہ یہ ہے کہ sort_index اور sort_order آرگیومینٹس کے لیے array constants فراہم کریں۔

مثال کے طور پر، ذیل کے ڈیٹا کو پہلے علاقے کے مطابق ترتیب دینا (کالم A) A سے Z تک، اور پھر Qty تک۔ (کالم C) سب سے چھوٹے سے بڑے تک، درج ذیل دلائل سیٹ کریں:

• Array A2:C13 میں ڈیٹا ہے۔
• Sort_index صف کا مستقل {1,3} ہے، کیونکہ ہم سب سے پہلے علاقہ (1st) کے لحاظ سے ترتیب دیتے ہیںکالم)، اور پھر Qty کے ذریعے۔ (تیسرا کالم)۔
• Sort_order ارے مستقل {1,-1} ہے، کیونکہ پہلے کالم کو صعودی ترتیب میں اور تیسرے کالم کو نزولی ترتیب میں ترتیب دینا ہے۔<9
• By_col کو چھوڑ دیا گیا ہے کیونکہ ہم قطاروں کو ترتیب دیتے ہیں، جو کہ پہلے سے طے شدہ ہے۔

دلائل کو ایک ساتھ رکھنے سے، ہمیں یہ فارمولا ملتا ہے:

=SORT(A2:C13, {1,3}, {1,-1})

اور یہ بالکل کام کرتا ہے! پہلے کالم میں متن کی قدروں کو حروف تہجی کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے اور تیسرے کالم میں نمبرز کو بڑے سے چھوٹے تک:

ایکسل میں ترتیب دیں اور فلٹر کریں

کی صورت میں جب آپ ڈیٹا کو کسی معیار کے ساتھ فلٹر کرنا چاہتے ہیں اور آؤٹ پٹ کو ترتیب میں رکھنا چاہتے ہیں، تو SORT اور FILTER فنکشنز کو ایک ساتھ استعمال کریں:

FILTER فنکشن آپ کے بیان کردہ معیار کی بنیاد پر اقدار کی ایک صف حاصل کرتا ہے اور اس صف کو SORT کی پہلی دلیل تک پہنچاتا ہے۔

بہترین چیز اس فارمولے کے بارے میں یہ ہے کہ یہ نتائج کو ایک ڈائنامک اسپل رینج کے طور پر بھی نکالتا ہے، بغیر آپ کو Ctrl + Shift + Enter دبائے یا یہ اندازہ لگائے کہ اسے کتنے سیلز میں کاپی کرنا ہے۔ ہمیشہ کی طرح، آپ سب سے اوپر والے سیل میں ایک فارمولہ ٹائپ کرتے ہیں اور Enter کی کو دباتے ہیں۔

مثال کے طور پر، ہم 30 (>=30) کے برابر یا اس سے زیادہ مقدار والی اشیاء کو نکالنے جا رہے ہیں۔ ماخذ ڈیٹا کو A2:B9 میں ترتیب دیں اور نتائج کو صعودی ترتیب میں ترتیب دیں۔

اس کے لیے، ہم پہلے شرط ترتیب دیتے ہیں، کہتے ہیں، میںسیل E2 جیسا کہ ذیل کی تصویر میں دکھایا گیا ہے۔ اور پھر، ہمارا ایکسل SORT فارمولہ اس طرح بنائیں:

=SORT(FILTER(A2:B9, B2:B9>=E2), 2)

فلٹر فنکشن کے ذریعہ تیار کردہ array کے علاوہ، ہم صرف sort_index<2 کی وضاحت کرتے ہیں۔> دلیل (کالم 2)۔ باقی دو آرگیومینٹس کو چھوڑ دیا گیا ہے کیونکہ ڈیفالٹس بالکل اسی طرح کام کرتے ہیں جیسا کہ ہماری ضرورت ہے (صعودی کو ترتیب دیں، قطار کے لحاظ سے)۔

N سب سے بڑی یا چھوٹی قدریں حاصل کریں اور نتائج کو ترتیب دیں

معلومات کی بڑی مقدار کا تجزیہ کرتے وقت، اکثر اعلی اقدار کی ایک خاص تعداد کو نکالنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ہو سکتا ہے کہ نہ صرف نچوڑ لیں بلکہ انہیں مطلوبہ ترتیب میں ترتیب دیں۔ اور مثالی طور پر، منتخب کریں کہ کون سے کالم کو نتائج میں شامل کرنا ہے۔ مشکل لگتا ہے؟ نئے متحرک صف کے فنکشنز کے ساتھ نہیں!

یہاں ایک عام فارمولا ہے:

جہاں n ان اقدار کی تعداد ہے جو آپ واپس کرنا چاہتے ہیں۔

نیچے ڈیٹا سیٹ سے، فرض کریں کہ آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ کالم C میں نمبروں کی بنیاد پر ٹاپ 3 کی فہرست۔

اسے کرنے کے لیے، آپ سب سے پہلے سرنی A2:C13 کو تیسرے کالم سے نزولی ترتیب میں ترتیب دیں:

SORT(A2:C13, 3, -1)

اور پھر، اوپر والے فارمولے کو INDEX فنکشن کے پہلے ( array ) آرگیومینٹ میں سرنی کو سب سے زیادہ سے چھوٹے تک ترتیب دینے کے لیے نیسٹ کریں۔

دوسرے کے لیے ( row_num ) دلیل، جو اس بات کی نشاندہی کرتی ہے کہ کتنی قطاریں واپس کرنی ہیں، SEQUENCE فنکشن کا استعمال کر کے مطلوبہ ترتیبی نمبر تیار کریں۔ جیسا کہہمیں 3 اعلی اقدار کی ضرورت ہے، ہم SEQUENCE(3) کا استعمال کرتے ہیں، جو فارمولے میں براہ راست عمودی سرنی مستقل {1;2;3} فراہم کرنے کے مترادف ہے۔

تیسرے کے لیے ( col_num ) استدلال، جو اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ کتنے کالموں کو واپس کرنا ہے، کالم نمبروں کو افقی سرنی مستقل کی شکل میں فراہم کرتا ہے۔ ہم کالم B اور C واپس کرنا چاہتے ہیں، اس لیے ہم سرنی {2,3} کا استعمال کرتے ہیں۔

بالآخر، ہمیں درج ذیل فارمولہ ملتا ہے:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, -1), SEQUENCE(3), {2,3})

اور یہ پیدا کرتا ہے بالکل وہی نتائج جو ہم چاہتے ہیں:

3 نیچے اقدار کو واپس کرنے کے لیے، بس اصل ڈیٹا کو چھوٹے سے بڑے تک ترتیب دیں۔ اس کے لیے، sort_order دلیل کو -1 سے 1 میں تبدیل کریں:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, 1), SEQUENCE(3), {2,3})

کسی مخصوص پوزیشن میں ترتیب شدہ قدر واپس کریں

دوسرے زاویے سے دیکھیں، اگر آپ صرف ایک مخصوص ترتیب والی پوزیشن واپس کرنا چاہتے ہیں تو کیا ہوگا؟ کہو، صرف 1st، صرف 2nd، یا صرف 3rd ریکارڈ ترتیب دی گئی فہرست سے؟ اسے مکمل کرنے کے لیے، اوپر زیر بحث INDEX SORT فارمولے کا آسان ورژن استعمال کریں:

جہاں n دلچسپی کی پوزیشن ہے۔

مثال کے طور پر، اوپر سے کوئی خاص پوزیشن حاصل کرنے کے لیے (یعنی ڈیٹا کی ترتیب سے اترتے ہوئے)، اس فارمولے کو استعمال کریں۔ :

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, -1), F1, {2,3})

نیچے سے مخصوص پوزیشن حاصل کرنے کے لیے (یعنی ڈیٹا کی ترتیب سے چڑھتے ہوئے)، اسے استعمال کریں:

=INDEX(SORT(A2:C13, 3, 1), I1, {2,3})

جہاں A2: C13 سورس ڈیٹا ہے، F1 اوپر سے پوزیشن ہے، I1 اس سے پوزیشن ہے۔نیچے، اور {2,3} واپس کیے جانے والے کالم ہیں۔

ایکسل ٹیبل کا استعمال کریں تاکہ خود بخود پھیلنے کے لیے ترتیب کی صف حاصل کریں

جیسا کہ آپ پہلے ہی جانتے ہیں جب آپ اصل ڈیٹا میں کوئی تبدیلی کرتے ہیں تو ترتیب شدہ صف خود بخود اپ ڈیٹ ہوجاتی ہے۔ یہ SORT سمیت تمام متحرک صف کے افعال کا معیاری رویہ ہے۔ تاہم، جب آپ حوالہ شدہ صف سے باہر نئی اندراجات شامل کرتے ہیں، تو وہ خود بخود فارمولے میں شامل نہیں ہوتے ہیں۔ اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا فارمولا ایسی تبدیلیوں کا جواب دے، تو ماخذ کی حد کو مکمل طور پر فعال ایکسل ٹیبل میں تبدیل کریں اور اپنے فارمولے میں ساختی حوالہ جات استعمال کریں۔

یہ دیکھنے کے لیے کہ یہ عملی طور پر کیسے کام کرتا ہے، براہ کرم درج ذیل پر غور کریں۔ مثال کے طور پر۔

فرض کریں کہ آپ درج ذیل ایکسل SORT فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے قدروں کو ترتیب دینے کے لیے A2:B8 کو حروف تہجی کی ترتیب میں ترتیب دیتے ہیں:

=SORT(A2:B8, 1, 1)

پھر، آپ ایک نئی اندراج داخل کرتے ہیں۔ قطار 9… اور یہ دیکھ کر مایوسی ہوئی کہ نئی شامل کردہ اندراج اسپل رینج سے باہر رہ گئی ہے:

اب، سورس رینج کو ٹیبل میں تبدیل کریں۔ اس کے لیے، کالم ہیڈر (A1:B8) سمیت اپنی رینج منتخب کریں اور Ctrl + T دبائیں ۔ اپنا فارمولہ بناتے وقت، ماؤس کا استعمال کرتے ہوئے سورس رینج کو منتخب کریں، اور فارمولے میں ٹیبل کا نام خود بخود داخل ہو جائے گا (اسے ساختی حوالہ کہا جاتا ہے):

=SORT(Table1, 1, 1)

جب آپ ٹائپ کریں گے آخری قطار کے بالکل نیچے نئی اندراج، میز خود بخود پھیل جائے گی، اور نیا ڈیٹا اسپل رینج میں شامل ہو جائے گا۔SORT فارمولے کا:

Excel SORT فنکشن کام نہیں کر رہا ہے

اگر آپ کے SORT فارمولے میں غلطی ہوتی ہے تو اس کا زیادہ امکان درج ذیل وجوہات کی بنا پر ہے۔

#NAME کی خرابی: پرانا ایکسل ورژن

SORT ایک نیا فنکشن ہے اور صرف Excel 365 اور Excel 2021 میں کام کرتا ہے۔ پرانے ورژن میں جہاں یہ فنکشن تعاون یافتہ نہیں ہے، ایک #NAME؟ خرابی ہوتی ہے۔

#SPILL کی خرابی: کوئی چیز اسپل رینج کو روکتی ہے

اگر اسپل رینج میں ایک یا زیادہ سیل مکمل طور پر خالی یا ضم نہیں ہوتے ہیں، تو #SPILL! غلطی ظاہر ہوتی ہے. اسے ٹھیک کرنے کے لیے، صرف رکاوٹ کو ہٹا دیں۔ مزید معلومات کے لیے، براہ کرم ایکسل #SPILL دیکھیں! غلطی - اس کا کیا مطلب ہے اور اسے کیسے ٹھیک کیا جائے۔

#VALUE ایرر: غلط دلائل

جب بھی آپ #VALUE! error، sort_index اور sort_order دلائل کو چیک کریں۔ Sort_index کالموں کی تعداد سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے array ، اور sort_order یا تو 1 (صعودی) یا -1 (نزولی) ہونا چاہیے۔

#REF خرابی: سورس ورک بک بند ہے

چونکہ متحرک صفوں کو ورک بک کے درمیان حوالہ جات کے لیے محدود حمایت حاصل ہے، اس لیے SORT فنکشن دونوں فائلوں کو کھولنے کی ضرورت ہے۔ اگر سورس ورک بک بند ہے، تو ایک فارمولا #REF پھینک دے گا! غلطی اسے ٹھیک کرنے کے لیے، صرف حوالہ شدہ فائل کو کھولیں۔

اس طرح ایکسل میں فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کو ترتیب دینا ہے۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!

ڈاؤن لوڈ کے لیے ورک بک کی مشق کریں

ایکسل میں ترتیب دیں