Tämän päivän blogikirjoitus sisältää kaikki tavat yhdistää 2 Google Sheets. Käytät VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY ja Merge Sheets add-on päivittää soluja yhden arkin tietueista toisesta perustuen yhteisten sarakkeiden vastaavuuksiin.

Google-arkkien yhdistäminen VLOOKUP-toiminnon avulla

Ensimmäinen asia, jota saatat käyttää, kun sinun on sovitettava ja yhdistettävä kaksi Google-arkkia, on VLOOKUP-toiminto.

Syntaksi & käyttö

Tämä toiminto hakee määrittämästäsi sarakkeesta tietyn avainarvon ja vetää yhden siihen liittyvän tietueen samalta riviltä toiseen taulukkoon tai arkille.

Vaikka Google Sheetsin VLOOKUP-toimintoa pidetään yleensä yhtenä vaikeista toiminnoista, se on itse asiassa melko suoraviivainen ja jopa helppo, kun sen oppii tuntemaan.

Tutustutaanpa nopeasti sen komponentteihin:

• search_key on etsimäsi avainarvo, joka voi olla mikä tahansa merkkijono, numero tai soluviite.
• alue on se soluryhmä (tai taulukko), josta etsitään solujen search_key ja mistä vedät siihen liittyvät tietueet.

  Huomautus: Google Sheetsin VLOOKUP etsii aina ensimmäisen sarakkeen ensimmäisen sarakkeen alue varten search_key .

• indeksi on kyseisen sarakkeen numero alue mistä haluat hakea tiedot.

  Jos hakualueesi on esimerkiksi A2:E20 ja haluat saada tiedot sarakkeesta E, syötä 5. Jos hakualueesi on D2:E20, sinun on syötettävä 2 saadaksesi tietueet sarakkeesta E. Jos taas hakualueesi on D2:E20, sinun on syötettävä 2 saadaksesi tietueet sarakkeesta E.

• [is_sorted] on ainoa argumentti, jonka voit jättää pois. Sitä käytetään kertomaan, onko sarake, jossa on avainarvot, lajiteltu (TRUE) vai ei (FALSE). Jos TRUE, funktio toimii lähimmän vastaavuuden kanssa, jos FALSE - täydellisen kanssa. Kun se jätetään pois, käytetään oletuksena TRUE.

Vinkki. Meillä on yksityiskohtainen opas, joka on omistettu VLOOKUPille Google Sheetsissä. Tutustu siihen saadaksesi lisätietoja funktiosta, sen erityispiirteistä & rajoituksista ja saadaksesi lisää kaavaesimerkkejä.

Näiden argumenttien perusteella käytetään VLOOKUPia kahden Google-taulukon yhdistämiseen.

Oletetaan, että minulla on pieni taulukko, jossa on marjoja ja niiden tunnukset Sheet2:ssa. Varastojen saatavuus on kuitenkin tuntematon:

Kutsutaan tätä taulukkoa päätaulukoksi, koska tavoitteeni on täyttää se.

Sheet1:ssä on myös toinen taulukko, jossa on kaikki tiedot, myös varastojen saatavuus:

Kutsun sitä hakutaulukoksi, koska katson sitä saadakseni tiedot.

Käytän Google Sheetsin VLOOKUP-toimintoa näiden kahden taulukon yhdistämiseen. Toiminto vastaa molemmissa taulukoissa olevia marjoja ja vetää vastaavat "varastotiedot" hakutuloksesta päätaulukkoon.

=VLOOKUP(B2,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE)

Näin tämä kaava yhdistää täsmälleen kaksi Google-arkkia:

1. Se etsii arvoa B2:sta (pääarkki) Sheet1:n (hakuarkki) sarakkeesta B.

   Huomautus: Muista, että VLOOKUP etsii määritetyn alueen 1. sarakkeen - Sheet1!$B$2:$C$10 .

   Huomaa: Käytän absoluuttisia viittauksia alueeseen, koska kopioin kaavan saraketta alaspäin ja siksi alueen on pysyttävä samana jokaisella rivillä, jotta tulos ei rikkoudu.

2. FALSE lopussa kertoo, että sarakkeen B (hakusivulla) tietoja ei ole lajiteltu, joten vain tarkat osumat otetaan huomioon.
3. Kun vastaavuus on löytynyt, Google Sheetsin VLOOKUP hakee liittyvän tietueen kyseisen alueen toisesta sarakkeesta (sarake C).

Piilota VLOOKUPin palauttamat virheet Google Sheetsissä - IFERROR

Mutta entä ne #N/A-virheet?

Näet niitä riveillä, joilla marjoilla ei ole vastaavuuksia toisessa arkissa eikä mitään palautettavaa. Onneksi on olemassa tapa pitää tällaiset solut tyhjinä.

Kiedo Google Sheetsin VLOOKUP IFERRORiin:

=IFERROR(VLOOKUP(B2,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE),"")

Vinkki. Sieppaa ja korjaa muita virheitä, joita Google Sheets VLOOKUP voi palauttaa tämän oppaan ratkaisujen avulla.

Match & päivitä tietueet koko sarakkeelle kerralla - ArrayFormula

Vielä yksi asia, jonka haluaisin mainita, on se, miten Google Sheetsin tietoja voidaan sovittaa ja yhdistää koko sarakkeen osalta kerralla.

Tässä ei ole mitään hienoa, vain yksi funktio lisää - ArrayFormula.

Korvaa yksinkertaisesti yhden solun avaintietue Google Sheetsin VLOOKUPissa koko sarakkeella ja laita koko kaava ArrayFormulan sisälle:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP(B2:B10,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE),"")))

Näin sinun ei tarvitse kopioida kaavaa sarakkeeseen, vaan ArrayFormula palauttaa oikean tuloksen jokaiseen soluun heti.

Vaikka Google Sheetsin VLOOKUP on täydellinen tällaisiin yksinkertaisiin tehtäviin, sillä on joitakin rajoituksia. Tässä on yksi haittapuolista: se ei voi katsoa vasemmalle puolelleen. Minkä tahansa alueen ilmoitat, se tutkii aina sen ensimmäisen sarakkeen.

Jos siis sinun on yhdistettävä 2 Google-taulukkoa ja vedettävä tunnukset (1. sarakkeen tiedot) marjojen (2. sarake) perusteella, VLOOKUP ei auta. Et vain pysty muodostamaan oikeaa kaavaa.

Tällaisissa tapauksissa INDEX MATCH for Google Sheets astuu peliin.

Ottelu &; yhdistää Google-arkkeja käyttämällä INDEX MATCH duoa

INDEX MATCH, tai pikemminkin INDEX & MATCH, ovat itse asiassa kaksi eri Google Sheetsin funktiota. Mutta kun niitä käytetään yhdessä, se on kuin seuraavan tason VLOOKUP.

Kyllä, ne myös yhdistävät Google-arkkeja: päivitä yhden taulukon soluja toisen taulukon tietueilla, jotka perustuvat yhteisiin avaintietueisiin.

Mutta ne toimivat paljon paremmin, koska ne eivät ota huomioon kaikkia VLOOKUPin rajoituksia.

En käsittele kaikkia perusasioita tänään, koska tein sen jo tässä blogikirjoituksessa. Annan kuitenkin muutaman esimerkin INDEX MATCH -kaavoista, jotta näet, miten ne toimivat suoraan Google-taulukoissa. Käytän samoja esimerkkitaulukoita kuin edellä.

INDEX MATCH toiminnassa Google Sheetsissä

Yhdistetään ensin nämä Google-arkit ja päivitetään kaikkien vastaavien marjojen varastojen saatavuus:

=INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)))

Miten INDEX & MATCH toimivat, kun niitä käytetään yhdessä?

1. MATCH tarkastelee B2:ta ja etsii täsmälleen samaa tietuetta Sheet1:n sarakkeesta B. Kun se löytyy, se palauttaa sen rivin numeron, joka sisältää kyseisen arvon - minun tapauksessani 10.
2. INDEX menee myös Sheet1:n 10. riville, mutta se ottaa arvon toisesta sarakkeesta - C.

Nyt kokeillaan ja testataan INDEX MATCHia sitä vastaan, mitä Google Sheetsin VLOOKUP ei voi tehdä - yhdistetään arkkeja ja päivitetään vasemmanpuoleisin sarake vaadituilla tunnuksilla:

=INDEX(Sheet1!$A$2:$A$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$2:$B$10,0)))

Helppo ja helppo :)

INDEX MATCHin palauttamien virheiden käsittely Google Sheetsissä

Mennään vielä pidemmälle ja päästään eroon virheistä soluissa, joissa ei ole osumia. IFERROR auttaa jälleen. Laita vain Google Sheetsin INDEX MATCH sen ensimmäiseksi argumentiksi.

Esimerkki 1.

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Esimerkki 2.

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$A$2:$A$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$2:$B$10,0)),"")

Miten nämä Google-arkit yhdistetään INDEX MATCHin avulla ja päivitetään koko sarakkeen kaikki solut kerralla?

No... Et tiedä. Siinä on pieni ongelma: ArrayFormula ei toimi näiden kahden kanssa.

Sinun täytyy kopioida INDEX MATCH kaava alas sarakkeen tai käyttää Google Sheets QUERY toiminto vaihtoehtona.

Yhdistää Google-arkkeja & päivittää soluja käyttämällä kyselyä

Google Sheets QUERY on tehokkain toiminto taulukkolaskentaohjelmissa. Kun tämä asia on mielessä, ei ole yllätys, että se tarjoaa keinon eräänlaiseen taulukoiden yhdistämiseen - match & yhdistää arvot eri arkeista.

Vihje. Jos et ole koskaan käyttänyt Google Sheets QUERY ennen, tämä opetusohjelma auttaa sinua sen omituisen kielen läpi.

Mitä pitäisi QUERY kaava näyttää päivittää Varasto sarakkeessa todelliset tiedot?

=QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&Sheet4!$B2:$B$10&"""")

• Google Sheets QUERY katsoo minun lookup sheet (Sheet1 kanssa kirjaa minun täytyy vetää minun päätaulukko)
• ja palauttaa kaikki ne solut sarakkeesta C, joissa sarake B vastaa marjoja päätaulukossani.

Hävitän vain nämä virheet soluissa, joissa ei ole tulitikkuja:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")

No, nyt on parempi :)

Taulukoiden yhdistäminen eri Google-taulukoista - IMPORTRANGE-toiminto

Haluan mainita vielä yhden toiminnon, joka on tärkeä, koska sen avulla voit yhdistää eri Google-taulukoissa (tiedostoissa) olevia arkkeja.

Toiminnon nimi on IMPORTRANGE:

• edellisessä on linkki taulukkolaskentataulukkoon, josta vedät tiedot.
• jälkimmäinen menee arkki & alue, jonka haluat ottaa kyseisestä laskentataulukosta.

Huom. Suosittelen lämpimästi käymään läpi Google docs -dokumentit tästä toiminnosta, jotta et jää paitsi mistään tärkeästä vivahteesta sen toiminnassa.

Kuvittele, että hakutaulukkosi (jossa on viitetiedot) on taulukkolaskentaohjelmassa 2 (eli hakutaulukkolaskentaohjelmassa). Päätaulukkosi on taulukkolaskentaohjelmassa 1 (päätaulukkolaskentaohjelmassa).

Huomautus: Jotta IMPORTRANGE toimisi, sinun on yhdistettävä molemmat tiedostot. Vaikka Google Sheet ehdottaa painiketta tätä varten heti sen jälkeen, kun olet kirjoittanut kaavan soluun ja painanut painiketta Kirjoita , alla olevia kaavoja varten sinun on ehkä tehtävä se etukäteen. Tämä vaiheittainen opas auttaa sinua.

Alla on esimerkkejä Google-arkkien yhdistämisestä eri tiedostoista IMPORTRANGE-ohjelman avulla jokaisen aiemmin tänään opitun toiminnon avulla.

Esimerkki 1. IMPORTRANGE + VLOOKUP

Käytä IMPORTRAGE-aluetta VLOOKUP-ohjelmassa 2 erillisen Google-taulukon yhdistämiseen:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP(B2:B10,IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq...j7o/edit", "Sheet1!$B$2:$C$10"),2,FALSE),""))

Esimerkki 2. IMPORTRANGE + INDEX MATCH (INDEX MATCH)

INDEX MATCH & IMPORTRANGE -kaavasta tulee tilaa vievämpi, koska sinun on viitattava toiseen taulukkolaskentataulukkoon kahdesti: INDEXin alueena ja MATCHin alueena:

=IFERROR(INDEX(IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq...j7o/edit", "Sheet1!$A$1:$A$10"),MATCH(B2,IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq...j7o/edit", "Sheet1!$B$2:$B$10")),0)),"")

Esimerkki 3. IMPORTRANGE + QUERY

Tämä kaavojen tandemi on henkilökohtainen suosikkini. Niitä voidaan käyttää yhdessä lähes kaikkeen taulukkolaskennassa. Google-taulukoiden yhdistäminen erillisistä laskentataulukoista ei ole poikkeus.

=IFERROR(QUERY(IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq...j7o/edit", "Sheet1!$A$2:$C$10"), "select Col3 where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")

Vau!

Siinä kaikki funktiot & kaavat.

Voit vapaasti valita minkä tahansa funktion & rakenna oma kaava yllä olevien esimerkkien avulla...

tai...

...kokeile erikoistyökalua, joka yhdistää Google-arkit puolestasi! ;)

Kaavaton tapa sovittaa & yhdistää tietoja - Merge Sheets -lisäosa Google Sheetsille

Jos sinulla ei ole aikaa rakentaa tai edes opetella kaavoja tai jos etsit vain helpointa tapaa yhdistää tietoja yhteisten tietueiden perusteella, Merge Sheets on täydellinen.

Sinun tarvitsee vain rastittaa valintaruudut 5 käyttäjäystävällisessä vaiheessa:

1. valitse pääarkkisi
2. valitse hakutietueesi
3. merkitse avainsarakkeet (ne, jotka sisältävät vastaavia tietueita) valintaruuduilla.
4. valitse päivitettävät sarakkeet:

On jopa mahdollista tallentaa kaikki valitut vaihtoehdot skenaarioksi ja käyttää sitä uudelleen aina tarvittaessa:

Katso tämä 3 minuutin demovideo nähdäksesi, miten se toimii:

Kannustan sinua asentamaan Merge Sheets -taulukkosi Google Sheets -kaupasta ja noudattamaan näitä ohjeita, jotta voit yrittää päivittää oman taulukkosi toisen taulukon tiedoilla.

Taulukkolaskenta kaavaesimerkkejä

Yhdistä Google sheets & päivitä tiedot - kaavaesimerkkejä (tee kopio tiedostosta)