Tre måter å utsette sending på i Outlook: utsett levering av en bestemt melding, opprett en regel for å utsette alle e-poster, eller planlegg automatisk sending.

Hender det deg ofte at sender du en melding og et øyeblikk senere skulle du ønske du ikke hadde gjort det? Kanskje du klikket Svar alle i stedet for Svar, eller ved et uhell sendte sensitiv informasjon til en feil person, eller bare innså at det sinte svaret ditt var en dårlig idé, og du må kjøle deg ned og tenke på bedre argumenter.

Det gode Nyhetene er at Microsoft Outlook gir en måte å huske en melding som allerede er sendt. Det fungerer imidlertid bare for Office 365- og Microsoft Exchange-kontoer og har mange andre begrensninger. En mer pålitelig måte er å forhindre slike situasjoner ved å utsette e-postsendingen i et visst intervall. Dette vil gi deg litt tid til ettertanke og en mulighet til å hente en melding fra Utboks-mappen før den faktisk går ut.

Hvordan planlegge en e-post i Outlook

Hvis du vil at en spesifikk melding skal gå ut på et bestemt tidspunkt, er den enkleste løsningen å utsette leveringen. Her er trinnene for å planlegge en e-post i Outlook:

1. Når du skriver en melding, gjør du ett av følgende:
   • På fanen Melding i Tags -gruppen, klikk på dialogstartikonet .
   • I kategorien Alternativer , i Flere alternativer -gruppen, klikker du 12>Forsinket levering knappen.

     

2. I dialogboksen Egenskaper , under Leveringsalternativer , setter du en hake i Ikke lever før avmerkingsboksen og angi ønsket dato og klokkeslett.
3. Klikk på Lukk -knappen.

   

4. Når du er ferdig med å skrive e-posten, klikker du Send i meldingsvinduet.

En planlagt e-post vil vente i Utboks-mappen til det angitte leveringstidspunktet. Mens du er i utboksen, står du fritt til å redigere eller slette meldingen.

Hvordan planlegger du å sende en e-post på nytt

Hvis du har ombestemt deg på et senere tidspunkt, kan du endre eller avbryte en forsinket levering på denne måten:

1. Åpne meldingen fra mappen Utboks .
2. I kategorien Alternativer , i gruppen Flere alternativer , klikker du knappen Forsinket levering .
3. I Egenskaper dialogboksen, gjør ett av følgende:
   • For å sende meldingen umiddelbart, fjern tømme boksen " Ikke lever før ".
   • For å planlegge e-posten på nytt, velg en annen leveringsdato eller -tidspunkt.
4. Klikk Lukk -knappen.
5. I meldingsvinduet klikker du Send .

Avhengig av valget ditt i trinn 3, vil meldingen enten bli sendt med en gang eller forbli i utboksen til den nye leveringstiden.

Tips og merknader:

• Dette alternativet er bare tilgjengelig i desktop Outlook -klienten, ikke i Outlook påweb.
• E-poster kan bare sendes og mottas når Outlook kjører . Hvis Outlook er stengt på leveringstidspunktet du har valgt, sendes meldingen neste gang du åpner Outlook. På samme måte, hvis mottakerens Outlook er stengt i det øyeblikket, vil de motta meldingen din ved neste start.

Hvordan utsette sending av alle e-poster i Outlook

Alle utgående meldinger i Outlook rutes gjennom Utboks-mappen. Med mindre du har deaktivert standardinnstillingen, sendes den umiddelbart når en melding kommer inn i utboksen. For å endre dette, sett opp en regel for å forsinke sending av e-post. Slik gjør du:

1. I kategorien Fil klikker du Administrer regler & Varsler . Eller, på Hjem -fanen, i Flytt -gruppen, klikk Regler > Administrer regler & Varsler :

   

2. I dialogvinduet Regler og varsler klikker du på Ny regel .

   

3. Under Start fra en tom regel klikker du på alternativet Bruk regel på meldinger jeg sender , og klikker deretter Neste .

   

4. Hvis du ønsker å forsinke e-poster som oppfyller visse betingelser , velg tilsvarende avkrysningsboks(er). Hvis du for eksempel vil utsette meldinger som sendes gjennom en spesifikk konto, merker du av for « men den angitte kontoen », og klikker deretter på Neste .

   For å utsette sending av alle e-poster , ikke merk av for noen alternativer, klikk bare på Neste . Outlook vil spørredu bekrefter at du vil at regelen skal brukes på hver melding du sender, og du klikker Ja .

   

5. I den øvre ruten, under Trinn 1: Velg handlinger , merk av for utsett levering med et antall minutter .

   

6. I den nedre under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen , klikk et antall -koblinger. Dette vil åpne en liten Utsatt levering -dialogboks, der du skriver inn antall minutter du vil utsette levering for (maksimalt 120), og deretter klikker du OK .

   

7. Koblingen viser nå tidsintervallet som Outlook vil forsinke sending av e-post. På dette tidspunktet kan du allerede klikke Fullfør for å spare tid. Eller du kan klikke Neste for å konfigurere noen unntak og/eller gi et passende navn til regelen. For å lede deg gjennom hele prosessen, klikker vi Neste .

   

8. Avhengig av om du vil ha unntak eller ikke, velg en eller flere avmerkingsbokser eller klikk Neste uten å velge noe.
9. I det siste trinnet, gi regelen et meningsfylt navn, si " Forsinket sending av e-post ", sørg for at Svingen på denne regelen er alternativet valgt, og klikk Fullfør .

   

10. Klikk OK to ganger – i bekreftelsesmeldingen og i dialogboksen Regler og varsler .

Etter at du har klikket på Send -knappen, vil meldingen bli rutet til utboksenmappe og forbli der i tidsintervallet du har angitt.

Tips og merknader:

• Du står fritt til å redigere en melding mens den er i utboksen, dette vil ikke tilbakestill tidtakeren.
• Hvis du ønsker å oppheve forsinkelsen og sende meldingen umiddelbart, utfør trinnene beskrevet i Slik planlegger du en e-post på nytt og sett leveringstiden til gjeldende tid . Fjerning av « Ikke lever før »-boksen fungerer ikke i dette tilfellet fordi regelen for forsinkelseslevering i Outlook vil automatisk velge den igjen. Som et resultat vil tidtakeren tilbakestilles, og meldingen din vil gå ut med enda større forsinkelse.
• Hvis noen av meldingene dine aldri har nådd mottakeren, sitter de kanskje fast i utboksen din. Her er 4 raske måter å slette en e-post som sitter fast i Outlook.

Deaktiver eller planlegg automatisk sending/mottak i Outlook

Ut av boksen er Outlook konfigurert til å sende e-poster umiddelbart, som ikke er det mange av oss ønsker. Heldigvis kan du enkelt slå av den innstillingen og bestemme selv når e-posten din skal gå ut.

Deaktiver automatisk sending/mottak av e-post

For å forhindre at Outlook sender og mottar e-post automatisk, er dette hva du trenger å gjøre:

1. Klikk Fil > Alternativer , og klikk deretter Avansert i venstre rute.
2. Rull ned til Send og motta -delen og fjern feltet Send umiddelbart når tilkoblet avkrysningsboks.

   

3. I delen Send og motta klikker du på Send/motta... -knappen.
4. Tøm disse boksene i dialogvinduet som vises:
   • Planlegg en automatisk sending/mottak hvert … minutt
   • Utfør en automatisk sending/mottak når du avslutter

   

   Se også: Excel: konverter tekst til dato og tall til dato
5. Klikk Lukk .
6. Klikk OK for å lukke Dialogboksen Outlook-alternativer .

Med disse tre alternativene deaktivert har du full kontroll over sending og mottak av e-post. For å gjøre dette, trykk enten på F9 eller klikk på Send/motta alle mapper -knappen på Send/motta -fanen på Outlook-båndet.

Hvis du kanskje er på Når du er fraværende eller ofte blir distrahert av telefonsamtaler eller kollegene dine, kan du ganske enkelt glemme å motta e-post i tide og gå glipp av viktige meldinger. For å forhindre at dette skjer, vil det være lurt å planlegge automatisk sending/mottak med et tidsintervall som passer best for dine behov.

Merk. Hvis du utførte trinnene ovenfor, men Outlook-en din fortsatt sender og mottar e-post automatisk, har du mest sannsynlig ikke kontroll over serveren din. Akk, du må leve med det.

Planlegg sending og mottak av e-post

For å planlegge automatisk sending/mottak i Outlook, er dette hva du må gjøre:

1. Klikk Fil > Alternativer > Avansert .
2. I delen Send og motta klikker du på Send/motta... -knapp.
3. I dialogvinduet som vises, velg alternativet Planlegg en automatisk sending/mottak hvert … minutt og skriv inn antall minutter i boksen.
4. Klikk Lukk .
5. Klikk OK .

Hvis du er nysgjerrig på de to andre alternativene i den første gruppen, er dette hva de gjør:

• Inkluder denne gruppen i send/motta (F9) – behold dette alternativet valgt hvis du vil fortsette å bruke F9-tasten for å sende meldingene dine.
• Foreta en automatisk sending/mottak når du avslutter – merk av eller fjern dette alternativet avhengig av om du vil eller ikke vil Outlook for automatisk å sende og motta meldinger ved lukking.

Vær oppmerksom på at planlegging av automatisk sending/mottak fungerer annerledes enn regelen for utsett levering:

• En regel forsinker bare levering av utgående e-post; innstillingen ovenfor kontrollerer både innkommende og utgående e-post.
• En regel holder hver utgående melding i utboksen så lenge du har spesifisert. Automatisk sending/mottatt utføres hvert N minutt, uavhengig av når en bestemt melding kommer inn i Utboks-mappen.
• I tilfelle du bestemmer deg for å avbryte forsinkelsen og sende e-post umiddelbart, trykker du F9 eller å klikke på Send/motta alle mapper -knappen vil overvinne automatisk sending; en e-post forsinket av en regel vil forbli i utboksen, med mindre du ombestemmer denmanuelt.

Du kan også sette opp et automatisk fraværssvar for å informere folk som har sendt deg en e-post om at du er fraværende og vil ta kontakt senere.

Slik utsetter du sending av e-post i Outlook. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!